Parmi les documents commerciaux les plus couramment utilisés au sein d’une entreprise, on peut distinguer le bon de commande, le bon de livraison, la facture et le bon de réception. Ces documents, désormais considérés comme des pièces comptables, ont pour rôle de sécuriser les relations commerciales et professionnels. En effet, chacun d’entre eux contient des informations spécifiques qui garantissent au maximum la transparence et qui aident à éviter au mieux les éventuels litiges. Quels sont alors les différences pertinentes entre ces nombreux documents commerciaux ?
Le bon de commande
Par définition, le bon de commande, ou le BDC, est un document qui consiste à définir et à valider les différentes modalités de la prestation commerciale qui se produit entre un acheteur et un vendeur. Ainsi, ce document permet au fournisseur de communiquer toute information précontractuelle à son client pour recevoir une validation de sa part, avant que la vente ne soit proprement finalisée. De ce fait, la signature de ce document par l’acheteur représente une preuve d’accord entre les deux parties concernées.
Le bon de commande est utile avant tout pour éviter les contestations ultérieures. En effet, il matérialise la commande effectuée. De même, ce document est une sorte d’engagement juridique et financier pour les deux parties. D’ailleurs, le vendeur s’engage à livrer la marchandise dès que l’acheteur accepte le bon de commande, et l’acheteur s’engage par la suite à payer le montant préalablement convenu. Ainsi, bien que ce document n’est pas obligatoire, il s’est montré très utile pour des raisons de traçabilité.
Lors de l’établissement d’un bon de commande, quelques informations doivent être obligatoirement mentionnées. D’une part, il doit contenir l’identité complète du fournisseur, notamment sa dénomination sociale, son numéro d’identification au sein du registre du commerce, sa forme juridique et autres. D’autre part, le bon de commande doit contenir les informations relatives au client. En outre, on en trouve une description complète de la commande, voire la liste des produits et de leurs prix unitaires, le montant totale de la commande, les conditions de livraison et les conditions générales de vente. Dans certains cas, on peut trouver les modalités de rétraction.
Le bon de livraison
Comme indiqué par son nom, le bon de livraison est un document qui accompagne toute livraison. Ce document est établi par le fournisseur dans le but de prouver que la livraison a été effectivement réalisée et qu’elle est conforme à la commande établie. Le bon de livraison, également appelé bordereau de livraison, récapitule les informations liées à la livraison. Il présente également une utilité juridique vu qu’il atteste le fait que le client a bien reçu sa marchandise.
La personne en charge de la livraison doit s’assurer que le bon de livraison est conforme au bon de commande. Dans le cas où ces deux documents ne sont pas conformes, il est possible d’émettre une réserve. Le client doit donc inscrire toute anomalie, qu’il s’agisse d’une marchandise abîmée ou manquante. La signature du client dans le bon de livraison vaut alors comme une acceptation de la marchandise. Le client conserve alors le bon signé. Un bon non signé n’a donc aucune valeur et ne peut pas être utilisé comme une preuve d’une transaction quelconque.
Le bon de livraison doit comporter les informations relatives au fournisseur ainsi que celles du client. Il inclut également la date et lieu de livraison, sa description, le nombre d’articles et le prix total de vente.
La facture
La facture est un document qui atteste la vente ou l’achat des services ou des produits. Ce document est fourni par le vendeur lors de la prestation ou de la livraison et il liste les prestations effectuées ou les biens vendus. Cela se fait en précisant leurs natures, leurs quantités ainsi que les conditions d’achat.
La facture représente dans un premier lieu une preuve juridique d’un transaction financière effectuée, un justificatif comptable et un support à l’exercice des droits de la TVA. Elle s’avère obligatoire dans le cas d’une transaction entre deux professionnels. Dans le cas d’une transaction entre un particulier et un professionnel, la facture n’est pas un document obligatoire à moins que le particulier l’exige, qu’il s’agisse d’une livraison intracommunautaire exonérée de TVA ou que la vente s’effectue à distance.
La facture doit contenir un numéro spécifique à elle et la date de son émission. Elle contient également l’identité de l’émetteur, les coordonnées du client, la spécification des produits et le montant total incluant la TVA. Elle peut également spécifier les modalités de paiement et les différentes pénalités dans le cas d’un retard de paiement.
Vérification de la facture et du bon de livraison
Lors du calcul des différents ratios comptables, le comptable peut vérifier le bon de livraison avec la facture. Dans le cas où un écart existe, ce professionnel peut demander des explications auprès de la personne qui a pris en charge la commande ou au fournisseur. La procédure qui suit cette étape dépend généralement des règles de contrôle interne de l’entreprise.
