Lorsque vous êtes un prestataire de service, commerçant, ou encore un artisan, vous êtes souvent amenés à créer des factures. Ce processus qui peut paraître simple au premier abord ne l’est pas toujours.
Afin de vous aider à éviter les erreurs les plus fréquentes, voici une liste des conseils.
Conseils :
N’oubliez pas les mentions obligatoires sur la facture
Il existe des mentions obligatoires à indiquer pour faire une facture, et ce, quelque soit votre statut juridique. N’oubliez pas de consulter les éléments ci-dessous avant d’envoyer votre facture. Et vérifiez qu’il ne manque rien.
- Nom et adresse du vendeur ou du prestataire de services
- Nom et adresse (raison sociale et siège social) du client
- Forme de la société du vendeur ou du prestataire suivie de sa dénomination sociale
- Matricule fiscale ou identifiant unique des deux parties.
- Numéro de la facture (elle doit être numérotée selon une séquence chronologique et continue).
- Dates d’émission et d’échéance de la facture.
- Pour chaque bien livré ou service rendu indiquez : la quantité, la dénomination précise, le prix unitaire hors taxes et les remises.
- Taux de TVA applicable et le prix en TTC.
Une fois que vous avez indiqué ces mentions sur vos factures, vous devez faire une veille et suivi afin de pouvoir vous défendre en cas de désaccords avec vos clients.
Pour cela, il est essentiel de garder une copie de vos factures.
Ne négligez aucun détail
Facilitez la vie de vos clients en indiquant à quoi correspond tel ou tel montant. Ils sont comme vous. Ils aiment savoir ce qu’ils paient. Si vos clients comprennent à quoi correspond le montant indiqué, ils seront plus enclins à honorer votre facture.
Dans
Swiver, et son module facturation vous donne la possibilité d’indiquer le type de règlement que vous souhaitez.
Ce dernier vous permet d’être à jour dans vos factures impayées. Vous pouvez les envoyés par mails.
Évitez les frais inattendus
Mettez-vous d’accord avec votre client(e) dès le départ sur les montants à payer et s’il y a des frais supplémentaires et en quoi consistent les différents aspects de votre travail.
Indiquez bien chaque mission et aspect de votre projet. Votre client ne se sentira pas comme pris au piège par votre facture.
Relisez toujours vos factures
Une erreur dans le calcul de vos prestations peut s’y glisser si vous ne relisez pas vos factures. Prenez le temps de faire une mise en page soignée, vérifier les espaces, la police, etc.
Prenez l’habitude d’utiliser le même format de facture avec certaines de vos informations déjà préremplies. Cela vous facilitera la vie et vous gagnerez du temps sur d’autres détails plus importants.
Gardez vos factures dans le Cloud
Vos clients attends que vous les enverriez leurs factures, mais malheureusement votre ordinateur vous lâche et vos factures gardées précieusement dans un dossier disparaissent également. Que faire ?
Pas de panique, la solution est à portée de clic : Google Drive, Dropbox
, Swiver : autant de moyens de classer et de conserver vos factures en lieu sûr, c’est-à-dire sur le cloud. Utilisez-les et gardez vos factures en sécurité !
Envoyez rapidement vos factures
La facture doit en principe être faite le jour de la livraison des marchandises ou le dernier jour de l’exécution du service. Si vous n’avez pas la possibilité d’envoyer la facture le jour même, bloquez un moment dans votre agenda, une fois par semaine par exemple où vous envoyez toutes vos factures des derniers jours.
Pour les factures entre vous et particuliers, il n’existe pas de délai légal de paiement. Vous pouvez donc se mettre d’accord librement sur le délai que vous souhaitez appliquer.
Les délais peuvent varier, généralement la date d’échéance précise de la facture est indiquée. Cette date peut être identique à la date d’émission de la facture ou être fixée quelques semaines plus tard.
Augmentez vos chances d’être payé(e) rapidement en envoyant vos factures dans les temps, cela vous évitera d’oublier la facture et de créer des lacunes financières dans votre entreprise qui peut entraîner la faillite.
Soyez payé à temps
Maintenant que vous avez envoyé vos factures, il est possible que vos clients ne vous paient pas. Et cela peut être parce qu’ils ont perdu votre facture, qu’il l’a oublié ou bien qu’il soit tout simplement mauvais débiteur. Eh oui ça peut arriver, et nous vous comprenons, vous devriez donc pouvoir raviver vos clients une fois la date limite de facturation passée.
Commencez par un clin d’œil doux pour leur rappeler afin de garder une bonne relation avec eux.
Mettez votre activité en valeur
Ajoutez votre logo, choisissez une couleur, un format type et tenez-vous-en. Cela permettra à votre client de garder une image mentale de votre activité et donc de votre entreprise. Votre facture est également votre carte de visite, vendez vos services à travers elle.
Avec Swiver personnalisez vos factures aux couleurs de votre entreprise et faites que votre activité sois mémorisée auprès de vos clients.
