La réalisation de l’inventaire physique au sein d’une entreprise est un moyen qui la permet de contrôler différents écarts, notamment ses pertes, vols ou dépréciations, par rapport au niveau théorique de ses stocks, dans le but de s’assurer de l’homogénéité de la valeur de ces derniers entre les exercices comptables. Pour cela, l’inventaire physique doit être effectué de manière régulière, voire au minimum une fois par exercice comptable.
En quoi consiste l’inventaire physique ?
La réalisation de l’inventaire physique est une pratique qui a pour objectif de connaître les produits stockés au sein d’une entreprise de manière exacte et de déterminer leur quantité. Pour le faire, les responsables de cette opération parcourent les allées en comptant et en notant, de façon manuelle, les différents produits figurant sur les rayonnages.
Tout dépendamment des spécificités de l’entreprise et du nombre de produits disponibles, l’inventaire physique peut être effectué de manière permanente, annuelle ou tournante. Toutefois, cette opération se coïncide dans tous les cas avec les périodes d’activité les plus faibles, afin de pouvoir mobiliser davantage de personnel. Cela permet d’assurer une réalisation rapide, sans erreurs tout en garantissant un fonctionnement habituel de l’entreprise.
Ainsi, l’objectif principal de l’inventaire physique est de s’assurer que les unités enregistrées au niveau de l’inventaire comptable ou théorique de l’entreprise sont effectivement correspondant à ses stocks réels disponibles dans les rayonnages.
L’importance de la réalisation de l’inventaire physique
L’opération de contrôle des stocks est certes une opération fondamentale pour toute entrepris vu qu’elle elle amène souvent à une hausse de productivité. En effet, quand les employés d’une entreprise connaissent de manière exacte l’emplacement de chaque produit, cela permet de faciliter les procédures de préparation des commandes et d’éviter ainsi les retards, chose qui entraîne une hausse satisfaction pour les clients.
En effectuant l’inventaire physique régulièrement, l’entreprise pourra identifier les incohérences au niveau de son stock, d’en déterminer les causes et de trouver des manières pour les éviter. Par exemple, grâce à l’inventaire physique de stock, un opérateur peut révéler un mauvais emplacement d’un produit quelconque et, de ce fait, peut prendre des mesures significatives pour réduire ce type d’erreur.
Par ailleurs, l’inventaire physique est un moyen utile qui permet de vérifier et d’assurer que les produits stockés sont en bon état. D’ailleurs, en comptant les produits disponibles un par un permet de vérifier leur état visuellement, ce qui est particulièrement primordial quand un nombre important de références est géré.
Que prévoir avant de procéder à l’inventaire physique ?
Avant de procéder à la réalisation de l’inventaire physique, il convient tout d’abord de nettoyer et de ranger l’entrepôt. D’ailleurs, le responsable de ce dernier doit veiller à ce qu’il soit maintenu en ordre afin d’assurer une meilleure efficacité et fluidité quant à l’achèvement de différentes opérations, notamment l’inventaire.
Par la suite, l’entreprise doit prendre une décision sur les produits à compter. En effet, l’inventaire physique peut être réalisé sur la totalité des articles, sur ceux qui figurent dans une allée bien spécifique ou autres.
Il est possible de faire l’inventaire physique sur une liste imprimée ou sur un support digital. Si l’entreprise envisage le faire sur une liste imprimée, les opérateurs sont tenus de noter le nombre d’articles de chaque type sur un papier. Dans le cas contraire, ils doivent scanner le code-barres de chaque article, à travers un terminal radiofréquence, et indiquer la quantité disponible.
Généralement, la plupart des entreprises utilisent un outil informatique de gestion qui permet de faciliter cette opération. D’ailleurs, ce type d’outil permet même d’envoyer des instructions spécifiques aux opérateurs dans le but de localiser les articles de manière plus facile et d’assurer que la procédure se déroule efficacement.
L’inventaire général et l’inventaire spécifique, quelles différences ?
Pour effectuer l’opération d’inventaire physique, on distingue deux méthodes spécifiques : L’inventaire général et l’inventaire spécifique. Le choix parmi ces deux méthodes dépend de la précision que l’entreprise requiert et de la faisabilité de l’opération.
L’inventaire général réfère à un inventaire global durant lequel la totalité des produits stockés dans un entrepôt sont comptés, au même moment. Cette opération nécessite souvent plus de temps vu qu’elle prend en considération non seulement le nombre de produits disponibles mais également les distances entre eux et le nombre d’opérateurs responsables. Bien évidemment, cette méthode d’inventaire physique impose l’arrêt des opérations de l’entrepôt. Toutefois, elle fournit souvent des résultats meilleurs.
Quant à l’inventaire sélectif, il s’effectue sur un groupe spécifique de produits présélectionnés, notamment en fonction des références des produits ou en fonction de certaines allées spécifiques, généralement de manière périodique. Bien que cette opération peut être chronophage, il est important de savoir que sa réalisation n’entraîne pas l’arrêt des autres opérations réalisées dans l’entrepôt de l’entreprise.
