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Note de frais : le remboursement des frais engagés personnellement

Dans les entreprises, la note de frais est une notion incontournable. D’ailleurs, le fait d’élaborer des notes de frais permet d’obtenir le remboursement des frais engagés personnellement dans le cadre de l’activité professionnelle de l’entité, tant pour les salariés que pour les dirigeants d’entreprise. Ainsi, l’élaboration de la note de frais est indispensable dès le moment où les collaborateurs avancent des dépenses liées à l’activité de l’entreprise. Pour cette raison, il est crucial de bien comprendre la notion de la note de frais et de bien comprendre son fonctionnement.

La note de frais, c’est quoi ?

Dans la plupart des entreprises, les collaborateurs, dans un moment donné, sont amenés à faire des dépenses pour le compte de l’entreprise, quelle que soit leur profession. Ces dépenses peuvent avoir des types différents, voire l’achat de fournitures, une facture d’hôtel, des déplacements professionnels, un déjeuner avec un client ou autres. Ainsi, vu qu’elles sont effectuées dans le cadre professionnel, l’ensemble de ces dépenses est remboursé au collaborateur concerné de la part de l’entreprise à condition qu’il présente un justificatif concret.

Dans ce sens, la note de frais fait référence à un document officiel et essentiel qui sert comme justificatif pour l’obtention des remboursements et qui assure la bonne gestion des remboursements et de la comptabilité au sein de l’entreprise.

Le formalise d’une note de frais, que doit-on respecter ?

Pour l’élaboration des notes de frais, il convient de savoir qu’il n’existe aucun formalise particulier prévu par la loi. D’ailleurs, chaque entreprise dispose de la possibilité de mettre en place librement son propre modèle de note de frais.

Toutefois, le contenu de la note de frais doit obligatoirement être détaillé avec soin pour assurer que ce document soit fiable et que le remboursement des dépenses s’effectue convenablement. Dans ce contexte, la note de frais doit mentionner la date d’engagement de la dépense ainsi que le nom du salarié concerné et le descriptif de la mission durant laquelle il a fait les dépenses en question. De même, ce document doit inclure une description claire et précise de l’ensemble des frais par catégories et les montants engagés.

Le document final doit être accompagné obligatoirement des différents justificatifs, comme les factures, pour assurer sa crédibilité.

Le traitement des notes de frais, comment procéder ?

Pour traiter les notes de frais, et bien que la législation n’impose aucun formalisme, il existe deux critères qui doivent être respectés et qui présentent un enjeu déterminant pour l’entreprise.

Le premier critère est les justificatifs des notes de frais. En effet, tout salarié doit collecter et conserver les justificatifs nécessaires jusqu’au moment où la note de frais est établie. Ces justificatifs seront par la suite vérifiés par les supérieurs hiérarchiques afin de valider les dépenses réalisées. Les justificatifs doivent également être soigneusement vérifiés par le cabinet comptable afin de s’assurer que tout soit en règle en cas de contrôle.

Le deuxième critère à respecter est lié au délais qu’il faut obligatoirement respecter. Dans ce sens, la réglementation impose que le salarié fournit les justificatifs de ses dépenses professionnels dans un délai maximum de 3 ans et que l’employeur procède au remboursement des dépenses en question dans un délai maximum de 5 ans. Par ailleurs, l’employeur dispose de la possibilité de définir un délai plus court que le délai légal pour l’obtention des justificatifs. Au-delà de ce délai, le salarié perd son droit au remboursement. Généralement, un mois s’écoule entre la remise de la note de frais et le remboursement des frais professionnels. Ces variations entre les délais d’une entreprise à une autre peut s’expliquer par le processus interne de chaque entité.

Le remboursement des dépenses professionnels, quelles modalités ?

Toute entreprise est souvent libre de choisir la méthode la plus adaptée à son fonctionnement pour réaliser le remboursement des frais professionnels engagés par ses collaborateurs. Ainsi, elle peut, dans un premier lieu, procéder par la méthode de remboursement au réel. Cette méthode consiste au remboursement de toutes les dépenses engagées par le collaborateur, au centime près, en collectant et en conservant les justificatifs. Dans un second lieu, l’entreprise peut procéder au remboursement au forfait qui permet d’alléger la gestion répétitive des dépenses professionnelles de l’entité, pour les collaborateurs comme pour les comptables. Toutefois, dans ce cas, l’entreprise doit prouver le contexte professionnel des dépenses en cas de contrôle de l’administration. Une autre modalité possible est les avances sur les frais professionnels. Cela se produit principalement pour éviter au salarié de devoir supporter des frais élevés, par exemple lors d’une mission de longue durée. Il est possible ainsi de verser une avance permanente, sous forme d’une enveloppe allouée chaque mois, ou une avance ponctuelle, quand il s’agisse de déplacements onéreux et de courte durée.

Dans ce contexte, il est essentiel de savoir que la législation impose, dans certains cas spécifiques, le remboursement au réel.

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