Pour les affaires privés, de bureau ou une lettre commerciale, l’envoie d’une seule et même lettre à plusieurs personnes se fait souvent. Dans ce cas, l’ajustement manuel des adresses et des lignes de salutation spécifiques à chaque destinataire peut s’avérer extrêmement chronophage. Ainsi, il est utile de créer un publipostage afin de remplir automatiquement certains champs.
Qu’est-ce qu’alors le publipostage ? Quel est son principe de fonctionnement et quels avantages propose-t-il ?
C’est quoi le publipostage ?
Le publipostage représente un message envoyé à multiples destinataires et dont le corps est identique. Toutefois, vu que les destinataires sont différents, certains champs doivent être modifiés, comme l’adresse et la ligne de salutation.
Pour le faire, il existe divers logiciels de traitement de texte que vous pourrez utiliser, notamment Word. Ces logiciels mettent à votre disposition des fonctions automatisées pour pouvoir insérer les éléments à modifier aux emplacements prévus à partir d’une base de données bien entretenue.
Le publipostage peut être utilisé pour des raisons variées et diverses. Dans le cadre professionnelle, il peut être exploité par les entreprises afin d’envoyer des factures, des offres ou de documentations. De même, les particuliers peuvent utiliser cet outil pour la création des invitations des fêtes par exemple.
Le principe de fonction du publipostage
Comme mentionné auparavant, le publipostage est une fonctionnalité très utile quant à la personnalisation des courriers. Que cette procédure soit réalisée par la personne elle-même ou qu’elle soit externalisée, le principe de fonctionnement est identique.
Il faut avoir, tout d’abord, un courrier déjà rédigé ainsi qu’un fichier contenant les différents prospects identifiés ou les clients. Ensuite, il faut procéder à la mise en page du document en laissant des espaces vides pour l’insertion des informations importées à partir de la base de données. Après avoir déclenché la fonction de publipostage, il faut procéder à choisir la base de donnée convenable et d’indiquer l’endroit d’insertion de chaque élément. Il faut noter qu’une fois la fusion est réalisée, il reste possible d’effectuer des modifications sur les lettres une par une.
Les avantages du publipostage
Le publipostage est un outil efficace pour personnaliser les courriers tout dépendamment de leur destinataire. D’ailleurs, cette pratique présente multiples avantages pour tous les acteurs.
Pour l’expéditeur, le publipostage permet de personnaliser le message en fonction des caractéristiques de la personne cible. Cela rend le message reçu plus attractif et augmente généralement le taux de retour et d’ouverture. De même, cette fonctionnalité donne un aspect professionnel au message et l’illusion qu’il a été créé spécifiquement pour cette personne.
Quant au routeur, le publipostage est un moyen qui permet de gagner du temps vu que l’opération s’effectue automatiquement au bout de quelques minutes. En outre, cette méthode s’avère moins coûteuse et plus répandue.
Quelles sont les étapes d’un publipostage sur Word ?
Pour la création d’un publipostage, le logiciel le plus utilisé est Word.
La première étape à effectuer est de créer une source de données, souvent sur Excel. Ainsi, il faut mener le logiciel Word à extraire les informations nécessaires en important les tableaux Excel. De même, il est possible d’utiliser un répertoire Outlook ou, tout simplement, de saisir les informations voulues directement.
Une fois les coordonnées des différents destinataires sont bien enregistrées, il est temps de rédiger le message voulu. Il faut, dans un premier temps, travailler avec du texte normal et ensuite avec des blocs de textes spéciaux. Le logiciel Word propose une fonction de publipostage qui permet de sélectionner les données et de démarrer la fusion.
Durant l’insertion des champs de fusion, le document Word générique sera dupliqué en plusieurs versions et chacune d’entre elles sera personnalisée à pour chaque personne présente dans la base de donnée.
Il est possible de consulter et de vérifier chacune des versions obtenues indépendamment afin de pouvoir contrôler l’absence des erreurs.
Finalement, il est possible de passer à l’impression des messages. Pour cela, le logiciel Word propose différentes solutions. Par exemple, il est possible de générer un nouveau document qui va contenir toutes les versions regroupées l’une à la suite de l’autre. Cela permet de procéder à la réalisation des modifications d’une manière plus facile. En outre, il est possible d’envoyer les documents obtenus par email. Il est préférable alors d’avoir un champ qui contient les adresses mail dans la base de données. Par ailleurs, il est possible, tout simplement, d’imprimer les documents directement l’un après l’autre.
Les limites du publipostage
Bien que le publipostage soit une technique très répandue et très efficace, elle présente certaines limites. D’une part, l’utilisation massive de cette technique a réduit son efficacité. En effet, certains destinataires se lassent de recevoir un grand nombre d’offres et de messages. D’autre part, il n’existe pas de véritables statistiques quant aux gains générés par cette technique, malgré qu’elle soit utilisée depuis de nombreuses années. Ainsi, les retours de cette méthode sont assez aléatoires. Finalement, le publipostage représente une méthode de communication à sens unique vu que son utilisation manque d’interactivité avec les destinataires et d’instantanéité.
