Le procès-verbal d’une réunion est un document indispensable qui permet de garantir la traçabilité des informations échangées durant une réunion. D’ailleurs, c’est un outil pour reporter les activités effectuées ainsi que les sujets abordés lors de la réunion réalisée dans le but de les transformer par la suite en actions concrètes.
Ainsi, le procès-verbal est un outil de documentation de projet indispensable au pilotage et au suivi de ce dernier et qui peut être consulté à tout moment après la réunion.
Quel est alors l’intérêt de l’établissement d’un procès-verbal de réunion ? Comment le rédiger ? Découvrez toutes les informations essentielles grâce à cet article.
Qu’est-ce que le PV de réunion ?
Le procès-verbal d’une réunion est un document officiel ayant pour objectif principal de consigner les différentes décisions prises durant une réunion. Ce document constitue la retranscription des échanges verbaux effectués par tous les participants. Il est par la suite soumis à l’approbation des participants présents.
A quoi sert la rédaction d’un procès-verbal de réunion ?
Le procès-verbal d’une réunion remplit de nombreuses fonctions importantes, quelle que soit la finalité de la réunion. La fonction principale du PV de réunion est de conserver l’intérêt de la réunion. En effet, vu que cette dernière se base par nature sur des échanges et des interactions, la rédaction d’un PV est bénéfique pour la qualité de la réunion. Ce document permet de garder une trace écrite de la totalité des échanges oraux et de reporter les informations transmises de manière fidèle et claire. De même, c’est un outil qui aide à éviter toute interprétation divergente et à aligner toutes les personnes concernées sur la même voie, qu’elles soient participantes ou absentes. Par ailleurs, le procès-verbal permet de faciliter l’attribution de tâches à leurs responsables et de préparer les futures réunions relatives au même sujet.
De même, la rédaction des procès-verbaux peut être utile quant à l’élimination des réunions d’affaires improductives au sein d’une entreprise ou d’une organisation.
Toutefois, il est important de savoir que la rédaction d’un PV de réunion peut nécessiter une procédure spécifique, tout dépendamment du type de la réunion.
Quels sont les composants d’un PV de réunion ?
Pour rédiger convenablement un PV de réunion, il convient de suivre une structure spécifique et d’intégrer certains éléments. Tout d’abord, le procès-verbal doit inclure un en-tête, qui agit comme une fiche d’identité de ce document. Les informations incluses dans cette partie peuvent varier d’une réunion à une autre, mais on y trouve souvent le numéro de la réunion, la date et l’heure de son déroulement, son lieu, les noms des participants et son objectif. De même, il faut noter que les réunions peuvent être externes ou internes. De ce fait, il est important d’indiquer l’organisation à laquelle les participants appartiennent ainsi que leurs fonctions quand il s’agit d’une réunion externe.
Par la suite, le PV de réunion doit présenter l’ordre du jour, voire une annonce brève des thématiques abordées durant la réunion. Il peut s’agir des questions à débattre, des interventions des participants, des sujets à valider ou autres.
La troisième partie à inclure dans un procès-verbal est le déroulement de la réunion. Cette section doit présenter des détails bien précis des faits, des problématiques et des discussions traitées par ordre chronologique. Ainsi, cette partie peut par exemple indiquer les actions réalisées durant cette période, restituer les échanges ou fournir du contexte.
Finalement, le PV de réunion présente la clôture de la réunion en précisant les décisions prises, par exemple le résultat d’un vote, les actions à effectuer ainsi que leurs responsables et la date ainsi que les détails de la prochaine réunion, par exemple son lieu et son objet.
L’externalisation de la rédaction du PV de réunion
Pour la rédaction d’un PV de réunion, il est possible qu’une entreprise opte pour l’externalisation. Dans ce cas, elle choisit de confier cette tâche de rédaction à un prestataire extérieur avec lequel elle établit un contrat. Le prestataire peut être un rédacteur salarié d’une entreprise spécialisée dans la rédaction de PV ou une personne recrutée en freelance.
L’externalisation de la rédaction d’un PV de réunion peut prendre lieu à cause de multiples raisons. D’une part, il peut être difficile pour le secrétaire de rédiger les PV à cause de certaines difficultés de langue ou autres. D’autre part, il est possible d’opter pour l’externalisation afin de gagner du temps. En effet, si le secrétaire est déchargé de la rédaction du PV, il peut consacrer son temps précieux à autre chose. Par ailleurs, en confiant la rédaction de ce document à un tiers, l’entreprise peut éviter certains conflits. D’ailleurs, les PV peuvent, dans certains cas, mettre en amont les tensions entre la délégation, les représentants syndicaux et l’employeur. De ce fait, grâce à l’externalisation de cette tâche, la personne responsable de la rédaction n’aura aucun intérêt à prendre parti pour l’une de ces parties.
