Lorsqu’on parle d’un tableau de bord d’entreprise, on ne parle pas uniquement d’une simple présentation ou d’un ensemble de chiffres et de résultats. Au contraire, le tableau de bord est un outil de pilotage proactif très utile pour chaque entreprise. En effet, il permet de faire la différence entre les prévisions et la réalité dans le but d’engager rapidement les actions nécessaires et de rectifier les écarts.
Qu’est-ce qu’un tableau de bord de gestion ?
Un tableau de bord de gestion, également appelé dashboard, est un instrument puissant de prédilection de contrôle de gestion. Il présente d’une manière synthétique, les différentes activités et résultats d’une entreprise sous forme d’indicateurs principalement à l’aide de multiples supports visuels, notamment les graphiques. Les indicateurs utilisés sont mis en relation avec les objectifs de l’entreprise pour pouvoir mettre en place et dans les plus brefs délais des actions correctives.
En plus d’être un outil efficace de gestion, c’est un instrument qui aide à faire des décisions afin d’assurer une amélioration continue des multiples procédures d’une entreprise et de sa performance.
Ainsi, la création d’un tableau de bord facile à lire est très utile pour chaque entreprise pour qu’elle puisse garder un œil sur différents indicateurs à la fois, ce qui rend son pilotage plus efficace.
Définir les objectifs du tableau de bord
Pour que le tableau de bord soit bien utilisé par les collaborateurs, il est conseiller de mener une étude en amont dans le but de définir correctement les objectifs et les besoins de chacun. Ainsi, il faut savoir à qui ce dashboard va servir, quel contenu doit-il avoir et quel est le niveau de familiarité des utilisateurs avec un outil pareil ?
Etant donné que le tableau de bord aide à atteindre les objectifs fixés dans un certain délai, il s’avère nécessaire de fixer l’horizon d’analyse de l’outil créé. Ainsi, si vous cherchez par exemple à suivre l’évolution du nombre de clients prospectés ou le niveau de stock, vous pouvez opter pour un tableau qui sert à court terme, aussi appelé tableau de bord opérationnel. Dans le cas où vous envisagez mesurer les résultats de votre entreprise et l’efficacités des actions implémentées, un dashboard de moyen terme est idéal. Toutefois, si votre but est de décliner la stratégie de votre entreprise et à mesurer la performance, il est nécessaire d’employer un tableau de bord de long terme.
Choisir les indicateurs à utiliser
Les indicateurs, ou KPI, que vous choisissez doivent être en accord avec la stratégie établie. En effet, ils sont en lien direct avec le type de tableau et doivent définir des actions immédiates.
Il existe trois types principaux d’indicateurs ; les indicateurs d’activité qui mesurent les volumes comme les quantités vendues, les indicateurs de performance qui servent à mesurer l’atteinte des multiples objectifs et les indicateurs financiers qui ont pour rôle d’aider à prendre les meilleures décisions d’une manière rapide.
Structurer le tableau
Pour que votre tableau de bord soit bien structuré, il faut que les indicateurs d’une manière qui permette la distribution explicite et complète du message désiré. En effet, un tableau structuré offre une vision claire et une présentation efficace.
De même, l’apparence de votre dashboard doit être agréable à lire et visuelle. Pensez alors à privilégier les graphiques, notamment les histogrammes pour les comparaisons ou les courbes pour une vision dynamique sur une longue durée.
Définir la périodicité de la mise à jour
Le tableau de bord, une fois créé, doit être mis à jour d’une façon régulière pour qu’il garde son efficacité. Ainsi, il faut définir la périodicité à laquelle la mise à jour doit être effectuée en identifiant à quel degré les analyses restent pertinents pour la mise en place des actions correctives.
D’une manière générale, il est inutile d’effectuer une mise à jour quotidienne ou très fréquente sur un indicateur qui ne risque pas de changer à court terme. Toutefois, plus vos analyses sont proches de l’opérationnel, plus la mise à jour doit être fréquente.
Déterminer la solution technique à employer
L’un des éléments décisifs avant de construire votre tableau de bord est le support sur lequel vous allez le faire. De ce fait, le support choisi doit être simple à manipuler afin de permettre une utilisation et une mise à jour faciles. Les supports les plus utilisés sont un tableau Excel, un logiciel de gestion, un service spécialisé SaaS en ligne ou un outil de reporting interne à votre entreprise.
En outre, il faut prendre en compte la source d’alimentation des données. Ainsi, vous pouvez choisir entre un logiciel de gestion comptable, un CRM ou tout simplement un fichier Excel.
Dans certains cas, il peut s’avérer nécessaire de prévoir une phase d’audit afin de s’assurer de la pertinence de l’outil créé.
