D’une manière simple, le bon de livraison est tout document qui permet de prouver la bonne réception ou livraison d’un ou plusieurs produits vendus à un client ou d’un service réalisé.
C’est quoi alors un bon de livraison ? Quels éléments doivent y figurer et quelle est son utilité?
Qu’est-ce qu’un bon de livraison ?
Un bon de livraison, également appelé bordereau de livraison, est un document transmis lors d’une livraison comme indiqué par son nom. Ce document permet d’avoir les informations nécessaires concernant la commande et son contenu, par la suite permet de transférer la possession de la marchandise au réceptionneur concerné de ladite livraison.
Généralement, le bon de livraison accompagne la facture et il peut se présenter sous forme digital ou sous format papier.
Il existe deux types de bons de livraisons ; le bon valorisé et le bon non valorisé. Dans le cas des bons de livraisons valorisés, on trouve généralement toutes les caractéristiques relatives aux produits d’une manière détaillée ainsi que le prix individuel de chacun et le total de la commande. Quant aux bons de livraisons non valorisés, leur objectif est de fournir une preuve de confirmation de la livraison sans donner trop de détails sur les services ou les produits livrés.
Quels éléments mentionner dans un bon de livraison ?
Il n’existe pas un format spécifique aux bons de livraisons. Cependant, certains éléments essentiels doivent être présents pour une meilleure clarté. D’ailleurs, le bon de livraison décrit avec précision, dans la plupart des cas, la nature des marchandises livrées ainsi que leur quantité.
Dans le but de confirmer le bon déroulement de la transaction, spécialement durant la livraison des produits, la signature du client en question est indispensable. En effet, un bon qui n’a pas été signé par l’acheteur n’a aucune valeur et ne constitue par une preuve de transaction.
Il est conseillé que le client inscrit une réserve sur le bon de commande. Cette pratique est utile dans le cas d’une erreur au niveau des marchandises ou qu’elles soient abîmées ou manquantes. C’est-à-dire que le client doit inscrire sur le bon, dès sa réception, le problème rencontré avec les marchandises réceptionnées.
Quelle est l’utilité du bon de livraison ?
L’utilité principale d’un bon de livraison est qu’il permet de savoir précisément le contenu de la commande livrée. D’ailleurs, on peut y trouver toutes les informations importantes, voire les coordonnées de l’entreprise, la description de chaque produit commandé, les conditions de livraisons et même les conditions de paiement. C’est ainsi un document qui permet de garder une trace sur chaque commande passée.
Ensuite, le bon de livraison est un excellent outil pour simplifier le travail des fournisseurs. D’ailleurs, il facilite la passation de commande ce qui permet de répondre exactement aux différents besoins et aux différentes attentes de chaque client. Cela permet également d’éviter au mieux les risques d’oublis et des erreurs.
De même, un bon de livraison a une utilité juridique. En effet, il s’avère important dans le cas où un client a besoin d’attester la bonne réception de la commande de la part de l’entreprise ou du fournisseur. Il est alors nécessaire d’avoir un exemplaire pour le client et un autre pour l’entreprise.
Un carnet de bons de livraison
Pour profiter d’une prise de note plus simplifiée, la plupart des entreprises et des fournisseurs choisissent d’opter pour l’utilisation d’un carnet bon de commande.
Ce modèle autocopiant offre plusieurs feuillets identiques qui recopient d’une façon simultanée les données en plusieurs exemplaires. Cette pratique permet d’avoir une preuve écrite de chaque engagement de transaction avec les clients. C’est également une pratique utile pour éviter de recopier plusieurs fois les mêmes informations.
Le carnet de bons de livraison permet également de faciliter l’organisation et la gestion au sein d’une société. Bien évidemment, il est plus pratique de retrouver toutes les informations nécessaires dans un seul carnet que d’avoir des documents différents et séparés. On peut même détacher facilement les feuilles dont on a besoin.
Finalement, le carnet peut être personnalisé en faisant appel à une imprimerie professionnelle. Ainsi, chaque entreprise ou fournisseur peut y inscrire son nom, sa marque ou son logo. Les clients peuvent être fidélisés vu qu’ils y trouveront facilement les coordonnées de l’établissement. Cette pratique améliore certainement la crédibilité de la société et l’aide à se démarquer de la concurrence.
La vérification du bon de livraison et de la facture
Après avoir émis le bon de livraison, le comptable doit le vérifier avec la facture. Dans le cas où un écart existe, il peut demander des explications à la personne responsable de la commande qui pourra par la suite demander des explications au fournisseur.
En fonction des règles de contrôle interne de l’entreprise, les différences entre les deux documents peuvent être tolérées dans la limite d’un certain montant.
