Le contrôle interne est une pratique cruciale pour les entreprises, vu qu’elle a pour but de maitriser les processus mis en œuvre et de diminuer au mieux les risques de d’erreur et de fraude. De même, cette pratique permet de réduire le risque opérationnel et de favoriser l’agilité au sein de l’entreprise. Principalement, le contrôle interne est indispensable de point de vue réglementaire, pour toute société cotée en bourse.
Définir le périmètre du contrôle interne
La première étape pour établir un dispositif de contrôle interne consiste à définir son périmètre. Ainsi, pour mettre en place un cadre de départ complet et clair, trois éléments sont à prendre en compte : le géographique, voire les lieux inclus dans le contrôle interne, les activités ou les processus concernés par ce contrôle et finalement les risques qu’on cherche à maîtriser.
Dans ce contexte, il convient tout d’abord d’identifier les sites ou les filiales concernés. De même, il faut déterminer les activités à contrôler. Quant aux risques, il peut s’agir par exemple de risque financier, opérationnel, de sécurité de l’information, de l’environnement ou autres.
Identifier les activités réalisées et leurs risques
Une fois le périmètre est défini, il faut lister les processus réalisés et identifier par la suite les risques liés à chacun d’entre eux. En effet, les activités d’une entreprise et les risques y afférents sont variables d’une entité à une autre et d’un secteur d’activité à un autre.
Lors de l’identification des risques, il faut tenir compte de tous les risques envisageables tout en veillant à rester proche de la réalité. Il peut alors être convenable de commencer par une situation déjà vécue dans le secteur d’activité concernée.
Identifier les contrôles internes existants
A partir de l’expérience passée de l’entreprise et de sa connaissance de son secteur d’activité, il convient d’identifier les contrôles internes déjà existants et qui ne sont pas encore formalisés, par exemple au niveau du logiciel de contrôle, des mesures de protection tangibles ou autres. Ainsi, à ce niveau, il convient d’identifier les moyens de maîtrise établis pour chaque risque.
En effet, chaque entreprise est exposée à différents types de risques et à différents niveaux. Dans ce sens, il convient d’évaluer ceux liés à l’entreprise en question afin de pouvoir par la suite définir les moyens de maîtrise nécessaires et convenables.
Traiter les risques
Lors de la mise en place du contrôle interne au sein d’une entreprise, quatre stratégies différentes se présentent : éviter les risques, les réduire, les transférer ou partager et finalement les accepter.
La stratégie d’éviter les risques consiste à éliminer le risque en son totalité en arrêtant une certaine opération. La réduction du risque consiste à la mise en place de certaines procédures et de certaines étapes de vérification afin de réduire au mieux l’exposition au risque. Quant au transfert ou au partage du risque, il consiste à la souscription d’une assurance spécifique au risque couru. Finalement, la stratégie d’acceptation du risque consiste à accepter qu’un risque particulier ne représente pas une priorité pour l’entreprise et à régler les conséquences par la suite cas par cas.
Décrire les moyens de maîtrise
L’objectif de cette étape est d’identifier les moyens de maîtrise nécessaires et à les documenter afin de réduire les risques. En d’autres termes, il faut décrire les actions de contrôles, les procédures, les processus ainsi que les règlements à suivre.
Par exemple, pour éviter le risque d’une mauvaise coordination et pour améliorer la coopération entre les différentes équipes d’une entreprise, il est possible de décrire le processus transversal. Cela permet non seulement de diminuer les erreurs, mais également de clarifier les responsabilités de chaque collaborateur, de garantir que les contrôles soient toujours homogènes et d’assurer une meilleure continuité de l’activité.
La documentation des moyens de contrôle doit être adaptée et simple dans le but de la présenter sous une forme adéquate qui apporte une valeur ajoutée à l’entreprise par sa clarté.
Communiquer avec les collaborateurs
Les procédures de contrôle interne ne peuvent devenir un outil efficace de gestion qu’une fois tous les collaborateurs sont bien formés. Pour cela, le travail de communication et de formation est à ne pas négliger.
Ainsi, les actions à mettre en œuvre doivent être communiquer de manière claire et précise aux différents collaborateurs pour les faciliter et pour soutenir toute l’entreprise. De même, il est important de montrer l’utilité de ces actions et le rôle qu’ils jouent quant à la maîtrise du risque et à la sérénité de l’entité.
Gérer le contrôle interne dans le temps
Une fois le système de contrôle interne est effectif, il faut assurer qu’il soit toujours efficace et utile pour l’entreprise. Pour le faire, il est utile de réévaluer les risques de manière régulière et d’assurer la conformité des mesures adoptées avec les nouvelles lois. De même, il faut toujours suivre le bon déroulement des actions implémentées et de suivre les incidents survenus afin de pouvoir les traiter.
