pixel
Azzam Souelmia

Azzam Soualmia

DG et fondateur de l'entreprise Swiver

Aux propriétaires de petites et moyennes entreprises en Tunisie, je vous conseille d’adopter des outils modernes pour améliorer la performance de votre entreprise, ce qui augmentera l’efficacité, économisera du temps et réduira les erreurs. Profitez de la transformation numérique pour favoriser la croissance et le développement dans le monde des affaires.

 
 
 

Azzam Soualmia

Annonce

حساب مجاني 14 يوم

Actualités
Ressources utiles

Dématérialisation des documents : l’importance de la dématérialisation des factures

De nos jours, la dématérialisation des documents est un élément clé dans la transformation digitale des entreprises et de tout organisme. En effet, de plus en plus d’entreprises optent désormais pour l’utilisation de la voie électronique afin de mettre fin aux documents papier et de gagner du temps considérable lors de la gestion de leurs documents administratifs.

En quoi réside alors l’importance de la dématérialisation et comment faire pour qu’elle soit adoptée correctement au sein d’une entreprise ? Découvrez-le en lisant cet article.

C’est quoi la dématérialisation ?

Par dématérialisation, on réfère au transfert des données existantes sur un support matériel, notamment du papier, à un nouveau support numérique à l’aide d’un système d’information. Ainsi, cette pratique implique la création d’un nouveau fichier numérique à partir d’un autre au format papier, tout en assurant une reproduction fidèle au document original. Dans ce contexte, tout document de l’entreprise peut être dématérialisé, qu’il s’agisse d’un document externe ou interne.

La dématérialisation ne concerne pas uniquement le transfert des documents, mais également la dématérialisation des différents processus et traitements au sein d’une entreprise. Ainsi, les flux les de documents de l’entreprise deviennent des flux numériques et automatisés.

De manière générale, la dématérialisation repose sur quatre étapes principales, notamment la création, la gestion, la diffusion et la conservation.

Les différentes procédures de dématérialisation au sein d’une entreprise

Bien que la dématérialisation des documents soit la première étape et la plus cruciale quant à l’entrée dans un environnement de travail zéro papier, elle entraîne souvent une dynamique plus large de transformation numérique, notamment en termes d’activités, de procédures, d’outils, d’espace de travail et autres.

Pour la dématérialisation des documents, elle comprend la dématérialisation des contrats, des bons de commande ainsi que des bons d’intervention. Par ailleurs, l’entreprise peut opter pour la dématérialisation comptable, qui inclue la dématérialisation des factures, du côté des clients ou des fournisseurs, et la dématérialisation fiscale. De même, l’entreprise peut opter pour la dématérialisation des ressources humaines afin de mieux gérer les congés et les bulletins de paie ou pour la dématérialisation des échanges pour assurer une meilleure transmission de documents aux autorités concernées.

Pourquoi privilégier la dématérialisation au sein d’une entreprise ?

Les entreprises qui cherchent à réduire leur empreinte écologique et à devenir socialement responsable optent désormais pour la dématérialisation. Egalement appelé numérisation ou informatisation, cette pratique fait partie des étapes de transformation numérique indispensable à toute entreprise et à toute autorité administrative, peu importe son domaine d’activité.

Par ailleurs, cette pratique présente plusieurs atouts à l’entreprise, particulièrement en assurant une gestion électronique des documents qui permet d’avoir une meilleure gestion de l’information. En effet, grâce au système de l’information utilisé, l’entreprise sera capable de gérer ses documents de manière plus rapide, plus efficace et surtout moins chronophage.

De même, en adoptant la dématérialisation des documents, l’entreprise peut bénéficier d’une information centralisée dans un référentiel unique au lieu d’avoir plusieurs logiciels et documents.

La dématérialisation permet également aux entreprises d’assurer une diffusion et un partage immédiat de l’information, peu importe la localisation géographique, et de réaliser des recherches étendues sur les documents.

Cette pratique peut même aider l’entreprise à réduire ses coûts et à améliorer la productivité de ses salariés.

L’importance de la dématérialisation des factures

La méthode traditionnelle de facturation est souvent chronophage. Pour cette raison, la dématérialisation des factures est aujourd’hui adoptée par une grande partie des entreprises et même par le secteur bancaire. En effet, cette pratique ne permet pas seulement de réduire l’utilisation de papier, mais elle facilite également les opérations de comptabilité, de contrôle et de gestion vu que toutes les informations nécessaires seront disponibles dans un même espace.

Comment procéder à la dématérialisation des documents au sein d’une entreprise ?

La première étape à réaliser avant de se lancer dans la dématérialisation des documents d’une entreprise est de délimiter le projet en identifiant les services concernés par cette procédure et les documents à transférer. La meilleure méthode pour le faire est en incluant tous les collaborateurs dans le projet. Cela permettra non seulement de les familiariser avec les outils mais également de procéder de manière plus rapide.

Une fois les documents sont identifiés, l’entreprise peut procéder à leur numérisation, en créant une réplique électronique. Dans ce sens, il convient de savoir qu’il existe de nombreux logiciels qui facilitent cette tâche et qui rendent les documents concernés semblables considérablement qu’à ceux créer sur un support numérique.

La dernière étape de la dématérialisation est l’utilisation d’une gestion électronique des documents afin de dématérialiser l’ensemble des processus, notamment les documents produits par l’entreprise. De cette manière, tous les documents de l’entreprise seront directement transférés au format numérique. De même, l’entreprise peut préciser certaines règles quant à leur durée de conservation, à leur traitement ou à leur organisation. Ainsi, l’entreprise bénéficiera des informations centralisées dans une base numérique unique et réduira sa production de documents papier, voire même l’éliminer complètement.

Partager l'article

Articles liés:

Remplissez ce formulaire pour recevoir votre devis