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KBIS : qu’est-ce l’extrait KBIS, quelle est sa validité et comment l’obtenir ?

ordre de mission TN

Certes, la création d’une entreprise peut être un long parcours. Pour attester la création de l’entité de manière officielle, l’obtention d’un extrait KBIS est indispensable. En effet, ce document, délivré par le greffe du tribunal de commerce, constitue une véritable carte d’identité pour toute entreprise commerciale. Qu’est-ce qu’alors le KBIS et à quoi sert-il ? Comment l’obtenir ?

L’extrait KBIS, c’est quoi ?

Pour qu’une entreprise puisse exercer une activité commerciale de manière légale, et qu’il soit en tant que personne physique ou morale, elle est tenue de s’immatriculer auprès du registre du commerce et des sociétés, connu également sous l’appellation RCS. Une fois l’entreprise concernée est immatriculée, elle recevra un extrait KBIS.

De ce fait, cet extrait constitue un acte authentique qui certifie qu’une entreprise commerciale existe juridiquement à une date mentionnée. Ainsi, ce document concerne toute personne morale, voire les sociétés anonymes, les entreprises à responsabilité limitée et autres. Le KBIS est signé de la part du greffier du tribunal de commerce.

Par ailleurs, vu que l’extrait KBIS atteste l’identité juridique de l’entreprise, il contient impérativement des informations essentielles relatives à cette dernière.

Quelles informations contient le KBIS ?

L’extrait KBIS, obtenu suite à l’immatriculation de l’entreprise auprès du registre de commerce et des sociétés, reprend toutes les informations relatives à l’entité. Ainsi, dans un premier lieu, l’identification de greffe originaire du KBIS ainsi que la raison sociale, l’adresse du siège de l’entreprise et sa forme juridique. Dans un second lieu, ce document reprend le numéro d’identification de l’entreprise ou son SIRET. Par ailleurs, il mentionne la devise et le montant de son capital social, sa date de constitution et sa durée.

Ce document comprend également des informations sur le code NAF accompagné du détail de l’activité de l’entité, l’acte de nomination accompagné d’un justificatif de domicile des dirigeants ainsi que le commissaire aux apports.

Dès la signature des statuts de l’entreprise, si le document KBIS est demandé au cours de la vie de l’entreprise, il doit non seulement mentionner des informations sur les décisions du tribunal de commerce mais également celles relatives aux comptes de l’entreprise. D’ailleurs, le KBIS constitue la carte nationale de l’identité de l’entreprise, l’acte de nomination des gérants et l’occupation régulière des locaux de son siège social.

Quel est l’intérêt du KBIS ?

Le document KBIS, ou la pièce d’identité de l’entreprise, constitue l’unique document officiel qui permet d’identifier légalement l’entité commerciale concernée. Ce document est souvent exigé par les principaux partenaires de l’entreprise, voire le commissaire aux apports pour le dépôt ou le centre de formalités des entreprises. D’ailleurs, c’est principalement pour cette raison qu’il est indispensable qu’une nouvelle société veille à la réalisation d’une attestation de parution dans un journal légal dès le moment de la signature des statuts.

Par ailleurs, pour qu’une entreprise puisse officialiser l’ouverture d’un compte bancaire en son nom, l’extrait KBIS est un document crucial. Ainsi, il doit être obtenu au moment de la création de l’entité. De même, c’est ce document qui donnera la possibilité de débloquer le capital social de la société auprès d’un organisme financier agréé.

Il convient également de noter que, durant la vie d’une entreprise, le KBIS est l’unique document valide pour que cette dernière puisse postuler à des appels d’offres et collaborer avec certains clients ou fournisseurs.

Quelle est la validité du KBIS ?

Le document KBIS n’a pas une durée de validité officielle. Toutefois, les partenaires de la société ainsi que les organismes officiels sollicitent généralement un extrait KBIS datant de moins de 3 mois. Ainsi, avant de fournir un document KBIS à une partie extérieure, il faut vérifier qu’il est daté de moins de 3 mois.

Comment obtenir le document KBIS suite à la création d’une entreprise ?

Suite à l’immatriculation d’une nouvelle entreprise auprès du registre du commerce et des sociétés, l’entité recevra un lot d’extraits KBIS par voie postale.

Comme la validité d’un document KBIS est d’uniquement 3 mois, l’entité peut chercher à faire un renouvellement. Dans ce cas, son représentant légal doit faire une demande auprès du greffe du tribunal de commerce.

Par ailleurs, l’entreprise peut obtenir son document KBIS en quelques clics en visitant le site Infogreffe.

Comment modifier un document KBIS ?

Suite à un changement dans les clauses statutaires d’une entreprise, par exemple dans le cas de la nomination d’un dirigeant ou du changement du siège social, la modification d’un extrait KBIS s’impose. Dans ce sens, le dirigeant de l’entreprise est tenu de réaliser quelques démarches liées à ce changement statutaire. Après avoir voté la décision et effectivement publié un avis de la modification dans le journal d’annonces légales, le dirigeant doit déposer une demande de modification du KBIS.

La demande doit être accompagnée de multiples éléments, voire les nouveaux statuts, une attestation de parution du changement, un exemple du procès-verbal de l’assemblée réalisée et autres.

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