Facilement compréhensible, pratique à mettre à jour et simple d’utilisation, le diagramme de Gantt est aujourd’hui un outil largement utilisé par des experts dans le but de répondre à différentes problématiques. En quoi consiste alors le diagramme de Gantt, quels sont ses intérêts et quelles sont les étapes de sa création ?
Le diagramme de Gantt, c’est quoi ?
Le diagramme de Gantt est un outil utilisé lors de la gestion et la planification des projets. Il permet de visualiser au cours du temps les diverses tâches qui composent un projet ainsi que la personne responsable de cette tâche et sa date précise.
Le diagramme de Gantt vise à réaliser deux objectifs principaux. D’une part, il aide à planifier d’une façon optimale la réalisation d’un projet quelconque. D’autre part, il rend la communication du planning établi et de la répartition des tâches plus faciles.
Les différents composants du diagramme
Le diagramme de Gantt représente graphiquement différents composants.
Tout d’abord, il contient les dates de début et de fin du projet en question dans le but de permettre aux chefs de projet de prévoir, d’une manière claire, le commencement et la fin de leurs projets.
Les tâches, quant à elles, sont réparties selon la durée qu’elles nécessitent afin de ne rien oublier et d’éviter au mieux le retard. En effet, le diagramme de Gantt comporte un calendrier prévisionnel qui indique quand chaque tâche doit être effectuée. Ceci assure l’exécution de chaque sous-tâche dans les délais prévus et la réalisation du projet dans la date attendue.
Le diagramme de Gantt indique également la dépendance de certaines tâches sur d’autres. D’ailleurs, certaines d’entre elles peuvent être effectuées à tout moment et d’autres nécessitent d’être exécutées après ou avant le début ou la fin d’une autre sous-tâche.
Ainsi, en utilisant le diagramme de Gantt lors de la planification de votre projet, vous seriez capable de visualiser précisément l’état d’avancement de votre projet tout en connaissant les tâches déjà exécutées et celles en cours d’exécution. En effet, en cherchant la date du jour actuel, vous pourriez connaître le temps qui vous reste et savoir ainsi si vous êtes en bonne voie pour terminer votre projet dans le temps impartis.
Les avantages du diagramme de Gantt
Opter pour l’utilisation du diagramme de Gantt dans vos processus de gestion de projet garantit une panoplie d’avantages.
D’une part, vu que cet outil décompose plusieurs tâches dans une seule vu d’ensemble, vous aurez une vision plus claire et vous pouvez suivre votre équipe durant chaque étape du projet. De cette façon, vous pourrez montrer à votre équipe d’une manière compréhensive comment les tâches sont organisées et comment les ressources sont allouées. Par conséquence, cette clarté assure une meilleure communication comme il permet de fournir des informations claires sur l’état d’avancement du projet.
D’autre part, grâce à l’échéance réaliste des tâches, le temps ainsi que les ressources nécessaires pour un certain projet seront mieux gérés.
Le diagramme de Gantt offre une meilleure flexibilité. En effet, des différents projets sont très souvent sujets au changement, et cet outil permet une vue d’ensemble sur les variations imprévues et vous seriez en conséquence capable de modifier les ressources et les tâches.
Comment créer un diagramme de Gantt
Le processus de création du diagramme de Gantt n’est pas compliqué.
La première étape à effectuer est de lister et à bien définir toutes les tâches à exécuter et les personnes responsables. Ensuite, vous devez lister les dépendances entre ces tâches. D’ailleurs, il faut souvent terminer une tâche avant de pouvoir entamer la suivante. De ce fait, faire un schéma des liaisons entre les différentes tâches peut être très bénéficiaire. Les liaisons peuvent être des liaisons relatives au démarrage d’une tâche spécifique ou à sa finalisation. Par exemple, une tâche ne peut commencer tant qu’une autre n’a pas démarré ou n’a pas été achevé, ou dans le cas contraire, une tâche ne peut s’achever tant qu’une autre n’est pas commencée ou terminée. Ainsi, les tâches qui nécessitent d’être terminées avant que d’autres ne commencent doivent être commencées au début du projet pour gagner du temps.
Il faut ensuite élaborer un échéancier du projet. Il faudra alors bien étudier le nombre de jours qu’un projet nécessite, ou plus précisément, le nombre d’heures qu’une tâche nécessite. N’oublier pas de laisser une certaine marge d’erreur en prenant en considération les événements imprévus. L’étape finale est d’assigner les tâches aux différents membres de l’équipe. Veillez à ce niveau à assigner les tâches prioritaires à des personnes fiables et responsables afin d’éviter le retard.
Désormais, plusieurs personnes choisissent de créer le diagramme de Gantt sur Excel ou sur un logiciel de gestion de projet, comme Teamleader. En effet, cette pratique assure un travail plus facile et permet le partage rapide des informations.
Le chemin critique
Le chemin critique doit être indiqué dans votre diagramme de Gantt pour déterminer l’enchainement des tâches essentielles et estimer la durée du projet. Lorsqu’un retard se produit sur l’une des tâches du chemin critique, la date de l’achèvement du projet sera altérée.
