Dans le cas d’une erreur de facturation, il peut s’avérer nécessaire de faire un avoir pour les clients de l’entreprise concernée. Dans ce contexte, la facture d’avoir est un document comptable qui permet d’enregistrer la modification d’une facture qui a été établie précédemment et également une remise commerciale qui a été accordé à un client.
Le fonctionnement de la facture d’avoir ainsi que sa place au niveau de la comptabilité de l’entreprise doivent être bien compris afin de pouvoir en tirer profit. Qu’est-ce qu’alors une facture d’avoir ? A quoi sert-elle et comment l’établir ? Cet article répond à toutes vos questions.
La facture d’avoir, en quoi elle consiste ?
La facture d’avoir, également appelée note de crédit, est un type de facture qui permet à l’entreprise d’annuler ou de corriger une facture déjà établie. Ainsi, ce document consiste à une reconnaissance de dette adressée à un client quelconque, afin de pouvoir enregistrer comptablement un remboursement d’une facture, qu’il soit partiel ou total.
L’émission d’un avoir au profit d’un client peut se produire dans plusieurs situations. Elle peut se produire par exemple lors de l’annulation d’une facture. D’ailleurs, la suppression d’une facture après qu’elle a été établie est interdite par la loi. Ainsi, dans le cas d’un remboursement total ou partiel d’un achat réalisé par un client, l’émission d’une facture d’avoir est un moyen qui permet d’enregistrer cette opération comptablement tout en respectant les normes en vigueur.
Par ailleurs, la facture d’avoir permet de corriger une facture erronée. En effet, si le montant figurant sur une facture émise se révèle être supérieur au montant prévu au préalable, voire incorrecte, la facture d’avoir permet d’assurer la correction de cette erreur et de rétablir ainsi des montants corrects au niveau de la comptabilité de l’entreprise.
Finalement, il est possible d’établir une facture d’avoir pour accorder une remise. Cela se produit par exemple dans le cas où une entreprise fait face à un client mécontent. Cet événement peut être résolu en attribuant à ce dernier une remise commerciale sur l’un de ses achats effectués afin de regagner sa confiance. Ainsi, pour effectuer la démarche de remise de manière officielle, la facture d’avoir est nécessaire.
Comment une facture d’avoir est-elle rédigée ?
Généralement, une facture d’avoir est rédigée de la même manière qu’une facture ordinaire. Toutefois, afin de faciliter la distinction entre les factures communes et les avoirs, il est possible de d’inscrire les montants remboursés en négatif. Par ailleurs, il peut être suffisant de préciser qu’il s’agisse d’un avoir pour indiquer que les sommes renseignées doivent être déduites du montant total des ventes réalisées par l’entreprise.
Dans ce sens, il est essentiel de pouvoir faire la distinction entre les avoirs et les factures normales quant à la numérotation afin d’éviter au mieux les erreurs. De ce fait, il est recommandé de numéroter les factures d’avoir pareillement à toutes les autres factures en précisant leur nature dans l’intitulé. De même, il est également possible de créer une numération parallèle pour les factures d’avoir dans le but de faire la distinction de manière plus facile pendant les prochaines opérations ayant le même type.
Quelles différences entre la facture d’avoir, la facture d’acompte et la facture escompte ?
De point de vue comptabilité, il est essentiel de ne pas confondre les termes facture d’avoir, d’acompte et d’escompte. D’ailleurs, la facture d’acompte n’est pas comparable à celle d’avoir. Il s’agit plutôt d’une facture émise durant le paiement d’un premier versement constituant un acompte.
Quant à l’escompte sur facture d’avoir, il représente un escompte commercial qui permet à un fournisseur quelconque de réaliser une remise au profit de son client, dans le cas où ce dernier effectue le paiement en avance. Dans ce cas, le procédé à effectuer est identique à celui d’une remise commerciale vu que la facture a déjà été émise.
Le rôle de la gestion commerciale pour faire ses avoirs
Certes, le suivi des avoirs peut facilement devenir une source d’erreur et un travail fastidieux. D’ailleurs, outre la numérotation qu’il faut obligatoirement respecter, il est essentiel de relier les factures avec les avoirs clients et, simultanément, suivre les règlements de ces derniers. Pour effectuer ces opérations de manière facile et plus efficace, la plupart des entreprises utilisent un logiciel de facturation. Ce type de logiciel permet de suivre la numérotation des différents avoirs clients et de les faire de manière automatique à partir d’une facture, sans être obligé de ressaisir l’adresse du client concerné. De même, le logiciel de facturation permet de reporter le numéro de la facture sur l’avoir automatiquement et de mettre à jour le solde de l’encours des clients. Par ailleurs, l’utilisation de ce type de logiciel peut faciliter l’exportation des écritures comptables pour l’expert-comptable de l’entreprise.
