Chaque entreprise disposant de stocks doit obligatoirement faire un inventaire de ses derniers. D’ailleurs, c’est la manière idéale pour que l’entreprise soit capable de valoriser ses stocks dans le but d l’impacter dans la comptabilité lors de la clôture.
En quoi consiste alors un inventaire de stocks ? Et comment le faire efficacement ?
En quoi consiste un inventaire de stocks ?
Faire l’inventaire de stocks au sein d’une entreprise consiste principalement à montrer le volume des stocks que cette dernière possède à un certain moment. Il s’agit de recenser et de valoriser les stocks disponibles ainsi que les en-cours à la clôture de l’exercice.
Parmi les stocks disponibles, on peut distinguer les marchandises détenues dans le but d’être revendues. De même, on trouve les produits, qu’ils soient finis ou non, et qui sont destinés à être transformés et par la suite revendus. On trouve également les matières qui vont être utilisées dans le processus de transformation des produits et les prestations en cours qui représentent les prestations non achevées et non facturées au moment de la clôture de l’exercice.
Faire l’inventaire des stocks est un excellent moyen pour identifier les écarts éventuels entre les quantités théoriques, ou celles des entrées et des sorties, et les quantités réelles, qui sont recensées par les équipes de comptage. En effet, des écarts peuvent exister à cause d’une perte quelconque, d’un vol, d’une dégradation de l’état des produits ou de certaines erreurs commises lors de la livraison ou de l’expédition.
Les différents types d’inventaire
Principalement, il existe deux types d’inventaire généraux, chacun correspondant à un certain type d’activité.
L’inventaire annuel s’effectue une fois par un et aide à marquer la fin et le début d’un nouvel exercice. Ce type d’inventaire se fait généralement lorsqu’une entreprise est fermée afin d’éviter des mouvements au niveau des stocks pendant l’inventaire et d’éviter ainsi des fautes de calcul.
Quant à l’inventaire tournant, il s’effectue souvent dans le cas des entreprises ayant plusieurs types de produits, plusieurs lieux de stockage ou différents types de stocks. D’ailleurs, dans un cas pareil, l’inventaire annuel peut s’avérer difficile à effectuer. Ainsi, l’inventaire tournant consiste à faire plusieurs inventaires durant toute l’année. Cette méthode évite d’avoir un blocage de l’activité.
Comment effectuer un inventaire de stocks ?
De point de vue théorique, réaliser l’inventaire de stocks n’est pas une tâche compliquée. Mais en réalité, il faut suivre certaines étapes afin de procéder correctement et de ne pas commettre des fautes.
Pour faciliter le comptage des stocks, il est recommandé de distribuer des feuilles de comptage aux personnes réalisant l’inventaire, imprimables facilement avec les logiciels de gestion commerciale. Souvent, les feuilles de comptage comprennent deux colonnes principales ; une colonne qui indique la quantité en stocks par article, qui est généralement identifiée par un système informatique en se basant sur les entrées, les sorties et le stock précédent, et une colonne vide afin de noter la quantité réelle physique identifiée par la personne responsable. D’une manière idéale, il est utile de réaliser plusieurs comptages durant l’année.
Une fois le comptage est achevé, les feuilles de comptage seront récupérées par le responsable de la logistique. Ce dernier saisit par la suite la régularisation entre les quantités réelles et les quantités présentes dans un outil informatique.
Finalement, il faut faire la valorisation des stocks en fonction de leur coût d’acquisition pour les matières premières et les marchandises, de leur coût de production pour les produits et de leur coût directs engagés pour les prestations non encore achevées. Généralement, cette étape s’effectue automatique par le logiciel de gestion de stocks employé.
Un état comptable détaillé pourra à ce niveau être établi. Ce dernier doit comprendre une liste complète des stocks par référence, voire s’il s’agisse d’une marchandise, d’un produit ou d’une matière première, ainsi que leur évaluation.
Quel volume de stocks à conserver ?
Le volume de stocks à conserver au sein d’une entreprise est une décision qui dépend de la nature d’activité de cette dernière, de sa taille ainsi que du type de stock en question. Si l’entreprise manque d’espace, il est possible d’acheter les stocks en vrac et de le demander par la suite de la part du fournisseur selon les besoins. Cette solution est efficace et flexible, présente des coûts d’entreposage faibles et assure que les stocks ne seront pas gaspillés. Cependant, combler les besoins peut devenir une tâche coûteuse et compliquée et l’entreprise risque de manquer de stock si sa gestion n’est pas efficace.
Par ailleurs, si l’entreprise décide de conserver un grand volume de stocks, il sera plus facile à gérer, elle ne sera jamais à cours et les coûts de gestion liés à cette solution seront faibles. Toutefois, cette solution impose des coûts d’entreposage et d’assurance plus élevés et elle présente également des risques de pertes ou de périls au niveau des stocks.
