Vous allez quitter définitivement votre entreprise actuelle ? Vous prenez un congé à longue durée ? Vous avez été promu ? Peu importe la raison qui vous amène à quitter votre poste actuel, la passation avec votre successeur doit être gérer dans les règles de l’art. Cette pratique essentielle permettra à ce dernier de reprendre facilement vos missions.
Comment bien gérer alors une passation de poste ?
Annoncez votre départ
Faire une annonce de votre départ doit être effectuée le plus tôt possible en interne. Spécialement pour les postes de management, si vous n’annoncez pas au préalable à vos collaborateurs risque de les déstabiliser. Ainsi, cela permet d’éviter les spéculations et les rumeurs.
Organisez la passation en interne et en externe
Le jour durant lequel vous décidez d’annoncer votre départ, essayez de fixer un rétro planning des différentes tâches que vous devez effectuer avant la fin de votre mission, vos projets importants ainsi que vos réunions prochaines. Le principe de cette pratique est de pouvoir avoir une idée sur les tâches essentielles et sur les informations les plus utiles.
De même, votre départ peut avoir des incidences sur vos collèges. Pour cela, il est conseillé de prendre du temps à expliquer à chaque personne concernée par vos missions une partie de vos tâches, les bons contacts et autres. Cela permet une transmission d’information plus efficace.
Par ailleurs, si votre poste impose un contact régulier avec des clients ou des partenaires, il est crucial d’informer ces derniers en leur envoyant un mail, en les appelant ou en planifiant une réunion avec eux dans le but d’assurer une meilleure transition avec votre successeur. En effet, il s’agit des personnes avec lesquelles vous avez collaborez, il est alors normal voire même essentiel de les informer.
Elaborez un document central
Afin que votre successeur puisse s’intégrer plus facilement, il convient de réaliser un dossier central qui reprend les différentes pointes que vous allez aborder ensemble. Ce dossier sert à décrire les tâches et les responsabilités régulières de chaque partie, les projets en cours ainsi que les échéances à venir et les contacts principaux.
Pensez également à classer et à ranger soigneusement tous vos documents importants dans les serveurs de l’entreprise afin qu’ils soient retrouvés plus facilement.
Les responsabilités peuvent par exemple être organisées en celles qui sont non récurrentes comme la présentation d’un bilan sur les objectifs, quotidiennes comme la diffusion d’une veille quotidienne des innovations dans le secteur, hebdomadaires comme la préparation de l’agenda des réunions, mensuelles et finalement annuelles.
Il est également utile d’inclure des descriptions des projets principaux ainsi que leurs dates d’échéance et les contacts indispensables à leur réalisation.
Quant à l’échéance de certaines tâches et de certains projets, il est possible de les présenter dans l’agenda de votre successeur afin qu’il aura une idée plus claire.
Formez votre successeur
Souvent, les entreprises essayent de proposer aux nouveaux employés quelques semaines de formation assurées de la part de leur prédécesseur. Cet exercice offre l’avantage de favoriser la prise en main de la nouvelle fonction rapidement, notamment avec la possibilité de bien observer le déroulement de l’activité et de poser des questions par la suite. De même, le nouvel occupant du poste peut de cette manière gagner en indépendance et s’affirmer convenablement auprès des différentes équipes. Le prédécesseur peut également, grâce à cette pratique, de tourner la page plus facilement, une fois parti, et de limiter les éventuelles sollicitations après la période de transition.
Intégrez votre successeur
Grâce à l’élaboration du document central, comme indiqué précédemment, vous pourrez certainement avoir une idée plus claire des éléments essentiels à présenter à votre successeur. Ce dernier, quant à lui, sera plus capable de comprendre les différentes informations et de biens les assimilées.
Si vous allez participer à des réunions importantes et hebdomadaires avant votre départ, n’hésitez pas d’emmener votre replaçant avec vous. Cela lui permettra d’observer plus attentivement le rôle qu’il va réaliser. D’ailleurs, il n’est jamais agréable d’entamer un nouvel emploi et de débarquer à une réunion quelconque sans connaître son déroulement.
La formation de votre successeur peut également être l’occasion idéale pour son intégration au sein de l’entreprise. Pense alors à le présenter aux personnes qui vont l’entourer au quotidien.
Ecrivez un mail de départ
Une autre étape recommandé si vous allez quitter votre poste est d’écrire un mail de départ dans le but de remercier vos collègues, vos collaborateurs et vos clients. Vous pouvez même laisser des recommandations sur LinkedIn ou échanger des références pour les personnes les plus proches.
Soyez disponible après la passation
Après votre départ, rien ne vous empêche de rester disponible pour répondre aux questions potentielles, qu’elles soient par mail ou par téléphone. Cela montrera votre bonne volonté et aidera certainement vos collègues et votre successeur à effectuer leurs tâches plus efficacement, bien évidemment en veillant que cela ne devient pas chronophage pour vous.
