Les reçus de paiement font désormais une partie très importante du quotidien de chaque entreprise. Ces reçus sont souvent en attente d’une déclaration d’impôts ou d’un contrôle fiscale. Ainsi, même si l’absence d’un reçu peut sembler peu importante, il est l’un des éléments essentiels au fonctionnement sein d’une entreprise.
Qu’est-ce que donc un reçu de paiement ? Quelles informations doit-il contenir et comment le différencier des factures et des relevés de situation?
Qu’est-ce qu’un reçu de paiement ?
Le reçu de paiement, ou la preuve de paiement, désigne principalement un document qui sert à faire une reconnaissance de paiement d’un certain service ou produit. Il est alors émis par le vendeur, ou d’une manière générale par la personne qui offre le produit ou le service en question. Cette personne génère ainsi une facture qui est destinée à l’acheteur.
Autrement dit, c’est un document qui représente une preuve de paiement pour les deux parties ; le destinataire de la facture et l’émetteur.
Quelles informations un reçu de paiement doit contenir ?
Généralement, il n’existe pas de critères pré établis ou stricts quant aux éléments qui doivent figurer sur le reçu de paiement. Toutefois, il est sage de faire figurer certaines informations.
Tout d’abord, dans l’en-tête du reçu, il faut que le mot « Preuve de paiement » soit écrit clairement afin d’éviter toutes sortes de doutes quant à la nature du document. Il est également important de mentionner les données fiscales de l’émetteur en question, notamment le nom de l’entreprise ou de la personne qui va délivrer le reçu. La date de l’échéance du produit, la date à laquelle la somme a été reçue et le numéro du document doivent également être indiqués. Ensuite, il faut mentionner la quantité des produits qui vont être livrés ainsi que le montant qui va être payé. Finalement, ce document fini par la signature et le nom du receveur.
L’émetteur peut choisir d’ajouter son logo, son adresse mail ou son numéro de téléphone sur le reçu. D’ailleurs, dans la plupart des cas, ces additions sont très pertinentes.
Il est conseiller d’être aussi clair que possible. En effet, toutes les informations nécessaires doivent être présentes pour ne pas risquer que le receveur ne se trompe.
Quels sont les différents types de reçus ?
Par définition, un reçu de paiement est tout document qui peut prouver une transaction. Bien évidemment, le type de le plus répandu est la facture. Cette dernière document les prestations de service ou de livraison d’une certaine marchandise. Toutefois, il existe de nombreux types de reçus, chacun ayant des propriétés différentes. On distingue principalement deux types de reçus ; externes et internes. C’est ainsi l’origine du reçu qui détermine son type.
Dans le cas des documents externes, ou bon naturels, on parle des documents provenant de l’extérieur d’une entreprise. Par exemple, on peut distinguer les factures fournisseurs ou clients, les extraits bancaires, les relevés postaux, les notes de frais et autres.
Tout au contraire, les reçus internes sont ceux émis au sein d’une entreprise, voire les salaires et les rémunérations, les copies de reçus et des factures, les reçus d’emprunt et les reçus d’annulations ou de modifications.
Quelles différences entre un reçu, un relevé de situation et une facture ?
Il existe certaines différences entre le reçu de paiement, le relevé de situation et la facture.
Principalement, et comme dit auparavant, le reçu de paiement joue le rôle d’une reconnaissance de paiement sur un service ou un produit reçu. En d’autres termes, le reçu s’émet lorsque le client paie immédiatement ou lorsque la livraison d’un produit ou l’effectuation d’un service est réalisée au moment de l’achat. Ce reçu doit être émis après la remise de la facture, voire après le règlement du client. C’est également un moyen pour le client pour savoir que le paiement a bien été reçu.
La facture est un document comptable indispensable vu qu’elle s’envoie aux clients lorsque l’émetteur souhaite d’être payé. Il s’agit d’une pièce sur laquelle il est possible de détailler toutes les ventes de marchandises et les prestations réalisées par la société. Elle permet ainsi de demander aux clients la somme correspondante aux ventes ou aux prestations. Il faut mentionner sur ce document le montant dû ainsi que les détails de ventes, voire la quantité, le poids et la nature des produits.
Le relevé de situation, quant à lui, il concentre toutes les opérations de vente réalisées par l’émetteur. Simplement dit, c’est une déclaration de l’état du client à moment donné. Ainsi, il permet de visualiser l’historique du paiement en offrant un aperçu de l’état de chaque client qui s’avère très utile pour la gestion de l’entreprise. Par conséquent, il permet de faire une récapitulation des transactions effectuées, de celles qui ne sont pas encore réglées et d’anticiper les prochaines factures.
