L’organigramme d’une entreprise est un simple diagramme qui représente la structure interne de celle-ci. Il simplifie ainsi les structures complexes d’une entreprise. En effet, en examinant un organigramme, toute personne pourra comprendre rapidement comment est conçue l’organisation, les différentes relations ainsi que la place de chaque employé.
Cet article vous présente l’utilité d’un organigramme, comment l’élaborer, ses avantages ainsi que ses limites.
Qu’est-ce qu’un organigramme ?
L’organigramme est un outil organisationnel et informatif utilisé pratiquement dans toutes les entreprises afin de déterminer les liens hiérarchiques, fonctionnels et organisationnels existants entre les différents métiers de la structure de l’organisation concernée.
C’est un diagramme, à un certain instant, des différents postes occupés dans l’entreprise et des rapports existant entre ces postes. De ce fait, il représente les employés et les fonctions par des rectangles ou d’autres types de formes. Ainsi, ce diagramme peut s’avérer un excellent outil de communication vu qu’il permette aux collaborateurs de repérer facilement à qui s’adresse en cas de besoin.
Egalement, l’organigramme peut s’agir d’un outil de répartition des tâches au sein d’une entreprise.
A quoi sert un organigramme d’entreprise ?
Avant tout, l’organigramme est un outil de communication destiné spécialement à la facilitation de la compréhension des liens existants et des rapports au sein d’une certaine société. Par la suite, il a prouvé son rôle d’aide à la compréhension du fonctionnement organisationnel pour les nouveaux arrivants.
En outre, l’organigramme assure une meilleure connaissance de ses interlocuteurs et collaborateurs, ainsi que le rôle de chacun d’entre eux. De même, il représente parfaitement les liens inter-métiers et les rapports de subordination. De cette manière, chaque collaborateur connaît sa place dans l’équipe et les positions hiérarchiques des autres.
L’organigramme peut être également un outil d’analyse de dysfonctionnements. En effet, il s’est avérer utile aux membres de la direction cherchant à corriger les problématiques organisationnelles. Par conséquence, les procédures en entreprise seront optimisés.
Finalement, l’organigramme peut être utilisé en externe, voire par des clients ou par des partenaires. C’est un moyen de cerner le fonctionnement de la société et de distinguer l’interlocuteur vers lequel se tourner tout dépendamment des besoins, d’une manière efficace.
Comment élaborer un organigramme efficient ?
La conception d’un organigramme passe par quatre étapes essentielles. La première, bien évidemment, consiste à choisir le collaborateur en charge de cette conception. Cette personne doit avoir des compétences graphiques et un certain niveau d’ancienneté pour comprendre les spécifiques rouages de la société. La deuxième étape est de faire une sorte d’inventaire sur la totalité des postes qui composent la structure de l’entreprise. Ensuite, il faut déterminer les liens fonctionnels existants entre les différents métiers et leurs rapports de subordination. Finalement, le collaborateur en charge peut procéder à la conception de la cartographie.
De ce fait, il est important qu’il existe 3 grands types d’organigramme, chacun présentant une lecture différente du fonctionnement de l’entreprise. D’une part, il peut s’agir un organigramme en pyramide, qui est le plus utilisé. Il s’agit principalement des lignes verticales qui déterminent le rapport de subordination et des lignes horizontales qui présentent les métiers de même niveau. D’autre part, il y a l’organigramme en arbre. La lecture de ce type s’effectue de gauche à droite. Ainsi, le niveau de hiérarchie le plus élevé sera présenté sur la gauche. Enfin, l’organigramme peut être replié. C’est-à-dire qu’il représente un mélange entre la structure en pyramide et en arbre. Sa lecture se fait alors de haut en bas et de gauche à droit d’une manière simultanée.
Les atouts et les limites de l’organigramme d’entreprise
L’élaboration d’un organigramme et l’avoir toujours à portée de main présente une panoplie d’avantages pour chaque entreprise. Avant tout, cet outil est idéal pour l’optimisation du temps. En effet, si une personne nécessite de se connecter directement avec un autre collaborateur, elle pourra se fier à l’organigramme et vérifier par la suite s’il s’agit de la bonne personne et récupérer ses données facilement. Ainsi, cette procédure assure l’optimisation du temps et par conséquent améliore naturelle la productivité au sein de l’entreprise. En outre, le processus de mobilité professionnelle sera établi d’une façon transparente, ce qui rend le chemin vers une promotion plus clair. L’organigramme est également un excellent outil pour détecter les défaillances dans la structure. D’ailleurs, il aide à vérifier si cette dernière est bien organisée et aide à l’améliorer en optimisant les fonctions, par exemple, une société peut avoir un poste en double et ne pas le savoir.
Toutefois, l’organigramme peut avoir ses limites. En effet, la représentation hiérarchique de la répartition des tâches n’est pas toujours l’outil le plus précis. Vu que l’ensemble des tâches est généralement défini précisément dans les fiches de poste des salariés, l’organigramme n’en donne qu’une vision globale. Cet outil est ainsi peu flexible et figé qui ne peut pas mettre en évidence la polyvalence d’un métier et qui ignore la transversalité des métiers qui accompagnes différents postes. De même, dans le cas d’une entreprise en perpétuel mouvement, cet outil n’est pas assez souple pour suffire à représenter d’une manière claire la complexité de l’organisation.
