Vu le fort développement des services proposés en ligne, les données personnelles des différents utilisateurs de l’internet sont désormais de plus en plus exposées aux risques d’exploitation frauduleuse. Pour faire face à ces risques, la protection et la sécurisation des données sont devenues nécessaires. Ainsi, les entreprises sont désormais obligées de prendre des mesures qui garantissent la sécurité des données de leurs clients. Ces mesures doivent être mentionnées de manière détaillée dans une politique de confidentialité, appelée également charte de confidentialité.
Que faut-il savoir alors sur la politique de confidentialité ?
Qu’est-ce qu’une politique de confidentialité ?
Une politique de confidentialité constitue un document, ou un contrat, qui détaille les différents engagements de l’entreprise quant au traitement des données personnelles des utilisateurs, qu’il s’agisse d’un service, d’un site web ou autres. Dans ce sens, cette politique de confidentialité fournit une explication détaillée sur le mode de collecte de ces données, sur leur traitement, le procéder de leur publication ainsi que sur leur suppression. Ainsi, pour que tout utilisateur connait les engagements de l’entreprise, la politique de confidentialité doit être bien claire, concise et transparente.
Le document précisant la politique de confidentialité permet aux utilisateurs tout d’abord de connaître les raisons pour lesquelles leurs informations personnelles sont collectées et les modalités à travers lesquelles elles sont traitées. De même, ce document permet d’assurer la protection des données personnelles de tout utilisateur ainsi que de bien s’informer sur l’exercice de leurs droits.
De cette manière, le document de la politique de confidentialité peut être une méthode pour renforcer la confiance l’entreprise et ses clients, vu qu’il permet de faire preuve de transparence et de clarté.
Qui doit rédiger la politique de confidentialité ?
Toute organisation et toute entreprise qui collecte les données à caractère personnel, de manière directe ou indirecte, a l’obligation d’établir une politique de confidentialité. Plus concrètement, si une entreprise dispose d’un site internet par lequel elle est susceptible de collecter les données personnelles des différents utilisateurs, elle est concernée par la rédaction d’un document de politique de confidentialité. Par ailleurs, la taille de l’entreprise ainsi que son secteur d’activité n’ont aucun effet sur l’obligation de la rédaction de ce document.
Dans ce contexte, il est utile de savoir qu’une donnée à caractère personnel réfère à toute information pouvant rendre identifiable une personne, notamment un nom, un prénom, un numéro de sécurité sociale, un adresse ou autres.
Dans le cas où une entreprise procède à recueillir des données personnelles de ses utilisations sans mettre en place une politique de confidentialité, elle sera sanctionnée par la loi. De même, les entreprises sont tenues d’informer les personnes concernées de toute modification provenant au niveau de leurs données.
Quelles sont les informations communiquées dans une politique de confidentialité ?
Pour qu’elle soit conforme à la loi, la politique de confidentialité doit comporter certaines mentions obligatoires. Dans un premier lieu, elle doit mentionner l’identité ainsi que les coordonnées de l’entreprise concernée. De même, ce document doit indiquer la finalité de la collecte des données, voire une justification appropriée et compréhensible qui explique la collecte de ces informations, et la base légale de leur traitement.
Le document de la politique de confidentialité doit également mentionner si le caractère de recueil des données est obligatoire ou facultatif, les conséquences dues si la personne concernée n’accepte pas de fournir ses données et les destinataires des données collectées. Par ailleurs, ce document doit obligatoirement mentionner la durée de conservation des données ainsi que les coordonnées du délégué à leur protection.
L’entreprise peut également choisir d’informer ses clients de l’utilisation de leurs données d’une manière plus spécifique en l’incluant dans les conditions générales de vente ou en insérant une page appelée confidentialité des données.
Les risques de sanctions liés à la politique de confidentialité
Toute entreprise qui ne respecte pas les règles imposées quant à l’établissement d’une politique de confidentialité peut courir deux types de sanctions. Le premier type regroupe les sanctions administratives. Ces sanctions peuvent consister soit à une amende de 2% du chiffre d’affaires de l’entreprise ou de 4% de ce même chiffre. De même, les sanctions administratives peuvent impliquer la suspension du site internet de l’entreprise.
Le deuxième type de sanctions regroupe les sanctions pénales. Ces sanctions prennent lieu dans le cas d’un traitement de données personnelles qui ne respecte pas les formalités préalables prévues par la loi. Dans ce cas, l’entreprise peut être obligée de payer une large amende, voire même d’être punie de cinq ans d’emprisonnement.
Vu que les conséquences peuvent être très lourdes dans le cas d’une non-conformité, les entreprises demandent souvent le service d’un avocat pour assurer la mise en conformité de leur politique de confidentialité et éviter au mieux les risques de sanctions.
