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Appel d’offre : Procédure de participation aux appels d’offres

appels offres

Les appels d’offres représentent toujours des leviers considérables des chiffres d’affaires des micro-entreprises et des petites à moyennes entreprises. En effet, il existe plusieurs propositions d’appels d’offres, qu’il s’agisse du secteur privé ou public. Toutefois, afin de pouvoir en profiter, il faut savoir bien les sélectionner et y répondre efficacement dans le but de maximiser ses chances de réussite.

C’est quoi alors un appel d’offres ? Et quelles étapes faut-il suivre pour y répondre ?

Qu’est-ce qu’un appel d’offres ?

Un appel d’offres a pour but de consulter un ensemble de fournisseurs, sélectionnés à l’avance, afin de les transmettre une certaine proposition commerciale et technique. Cette proposition est conçue spécifiquement pour répondre aux besoins exprimés par l’entreprise privée en question ou par l’administration publique. Par conséquent, il est possible de comparer différentes propositions des partenaires potentiels selon multiples critères, voire les tarifs et les solutions proposées, à partir d’un cahier des charges communs.

Ainsi, un appel d’offres, qu’il soit privé ou publique, met en concurrence de nombreuses entreprises pour l’effectuation d’une certaine prestation et dans le but d’obtenir au final la meilleure offre possible.

L’entreprise à l’origine de la création de l’appel d’offres juge alors les candidats sur plusieurs critères qu’elle spécifie, notamment les délais de réalisation prévus, le budget prévisionnel, la stratégie utilisée et autres éléments importants. Par la suite, elle sélectionnera l’entreprise qui répond au mieux à sa demande et à l’ensemble de ses critères.

Les étapes pour répondre à un appel d’offres

Les appels d’offres, qu’ils soient publics ou privés, peuvent être trouvés gratuitement sur des sites internet. Vous pouvez facilement alors trouver une annonce d’appel d’offre en relation avec votre secteur d’activité.

Afin de répondre à un appel d’offres efficacement, il faut tout d’abord récupérer et analyser le dossier de consultation des entreprises. Ce dossier consiste à un ensemble de documents édités par l’acheteur de l’appel d’offre. Ces documents regroupent les multiples informations nécessaires à la bonne compréhension de la demande. De même, le DCE liste les attentes techniques et administratives inhérentes de l’offre en question. D’une manière générale, ce dossier contient le règlement de consultation, qui permet de préciser les règles de la mise en concurrence, le cahier des clauses administratives particulières ainsi que le cahier des clauses techniques particulières. Par conséquent, il est primordial de bien analyser ce cahier des charges dans le but de suivre les directives précisées durant votre réponse. D’ailleurs, un moindre écart peut résulter au rejet de votre offre.

Quant à l’analyse du dossier de consultation des entreprises, elle permet de se poser les bonnes questions, notamment quelle est la technique d’achat envisagée, quelles sont les capacités nécessaires et quels sont les documents de candidature mentionnés. Cette analyse permet également d’identifier les entreprises potentielles qui peuvent répondre à cet appel d’offre et par conséquent pensez à leurs réponses.

Dossier de candidature à l’appel d’offres

Il est temps de rédiger votre dossier de candidature, ou votre réponse, à l’appel d’offres en question.  Ce dossier doit être composé de différents documents. D’une part, il doit contenir des formulaires administratifs de déclaration de candidat. D’autre part, il faut y inclure une présentation de votre entreprise accompagnée des justificatifs de ses capacités à répondre à l’offre choisie. Par ailleurs, votre dossier de candidature doit contenir des justificatifs d’assurances ainsi que des formulaires indiquant l’acceptation des différentes clauses, bon de visite et l’acte d’engagement. Finalement, le dossier de candidature doit obligatoirement contenir un mémoire technique ainsi que l’offre de prix que vous proposez. Le  mémoire technique est l’un des éléments qui présentent une importance particulière. D’ailleurs, il doit être bien personnalisé et adapté à chaque appel d’offres. C’est votre document de vente vu que c’est grâce à lui que la différence entre les différents prestataires, même face à une offre concurrente mieux placée en termes de prix.

Après avoir rédigé votre réponse, il est temps de déposer votre offre. Tout dépendamment de l’appel d’offres choisi, il peut être possible de déposer un dossier en papier ou sous forme numérique signée électroniquement.

Dans le cas d’un rejet de candidature

Déposez votre dossier de candidature auprès d’un certain appel d’offres ne veut pas dire de l’emporter à tous les coups. D’ailleurs, le rejet fait souvent partie du jeu. C’est pour cette raison qu’il doit être une opportunité de réflexion afin d’améliorer les prochaines candidatures. Votre rejet est une excellente occasion pour identifier les erreurs que vous avez réalisées lors de votre candidature, par exemple un problème de prix ou une réponse technique inadéquate.

Par ailleurs, il est possible de demander à l’acheteur privé de vous donner ses motivations. D’ailleurs, tout acheteur public est tenu de communiquer les motifs de rejet ainsi que les avantages relatifs à l’offre retenue à tout opérateur non retenu. Cela vous permettra de mieux comprendre son choix et sa décision et d’en tirer des conclusions utiles pour vos futures réponses.

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