Le cahier de charges fonctionnel est un document indispensable à tout projet. En effet, ce document sert comme référence utile durant les différentes phases d’élaboration de ce dernier et durant le pilotage de l’avancement des différentes opérations y liées. De ce fait, un cahier des charges fonctionnel bien rédigé permet de garantir le succès d’un projet.
Que faut-il savoir alors sur le cahier des charges fonctionnel et comment l’établir de manière efficace ? Découvrez toute information nécessaire relative à ce document grâce à cet article.
Le cahier des charges fonctionnel, c’est quoi ?
Le CDCF (cahier des charges fonctionnel) est un document qui permet de présenter les attendus d’un projet quelconque, de manière détaillée et bien structurée, ainsi que ses contraintes, qu’elles soient techniques, managériales ou contextuelles.
De ce fait, le CDCF est un document qui s’utilise principalement pour cadrer un projet spécifique. En effet, sa rédaction s’effectue à la fin de la phase de lancement du projet, voire au moment de sa validation.
Par ailleurs, ce document sert comme référence afin d’accompagner le projet de son début à sa fin et fait le centre des négociations et des échanges qui prennent lieu entre les donneurs d’ordres et les fournisseurs. Ainsi, le cahier des charges fonctionnel permet d’assurer que les attentes du demandeur sont effectivement respectées pendant l’élaboration du produit ou du service en question.
A quoi sert ce document ?
L’élaboration d’un CDCF (cahier des charges fonctionnel) permet dans un premier lieu de formaliser les besoins derrière un projet quelconque. En effet, il permet d’avoir une compréhension commune du besoin et d’étudier la faisabilité du projet. Ce document permet également de faire une analyse fonctionnelle du besoin, afin de déterminer la durée du projet, son cycle de vie et les résultats attendus.
Dans un second lieu, le CDCF permet d’énoncer de manière claire les spécifications fonctionnelles d’un projet afin de pouvoir faire face à un problème donné et d’y trouver une solution adéquate. Grâce à cet aspect, le cahier des charges fonctionnel permettra d’identifier la qualité attendue, de déterminer les délais liés au projet et de spécifier le budget nécessaire.
Par ailleurs, la rédaction d’un cahier de charges fonctionnel est un document primordial dans le cadre d’un appel d’offres. En effet, grâce à ce document, il devient possible de proposer des critères d’évaluation pour les différents offreurs afin de pouvoir choisir, à la fin, la solution la plus compétitive. Finalement, ce document permet notamment de comparer les attendus initiaux du projet avec les résultats obtenus sur une base assez objective.
Quels sont les éléments indispensables à un cahier de charges fonctionnel ?
Pour qu’il soit opérationnel et efficace, le cahier des charges fonctionnel doit tout d’abord être concis, en privilégiant les phrases courtes lors de son élaboration, simple et bien organisé. En effet, pour que ce document soit compréhensible, il doit être bien structuré et avoir des parties équilibrées.
Quant aux différentes parties du CDCF, il doit tout d’abord présenter le cadre du projet, qui permettra au fournisseur de retrouver les éléments essentiels à son besoin exprimé. Cette partie regroupe souvent le contexte du projet, notamment les processus d’identification du besoin ainsi que l’environnement du projet, l’objectif principal et les objectifs secondaires du projet et le périmètre de sa réalisation, notamment les acteurs concernés et le périmètre géographique, s’il existe.
La deuxième partie qui doit être présente dans tout CDCF (cahier des charges fonctionnel) est la partie qui exprime les critères fonctionnels et l’évaluation du projet. Dans cette partie, il faut décrire précisément les besoins fonctionnels du projet, qui peut être réalisé à travers différentes méthodes, comme le diagramme de la pieuvre et autres. Les spécifications fonctionnelles doivent se présenter sous formes de fonctions principales répondant à un besoin spécifique, et se décliner par la suite en sous-fonctions. De même, pour chaque fonction principale, il est essentiel de définir la mobilisation des ressources nécessaires, qu’il soit en termes de budget, de nombre de jours de travail ou autres. Par ailleurs, cette partie doit inclure les délais et les livrables du projet. En effet, il est important de préciser la date de réalisation attendue du projet, tout en précisant les livrables intermédiaires et les délais de validation requis ainsi que les pénalités en cas de retard.
Pour représenter de manière lisible et compréhensible les contenus complexes, il est possible d’opter pour l’utilisation des représentations graphiques. En effet, il est recommandé d’utiliser des diagrammes, des tableaux ainsi que des cartes heuristiques afin que les informations essentielles soient plus lisibles et plus accessibles. Par ailleurs, il est préférable de laisser toujours un peu de marge pour la réalisation des modifications et des ajustements. En effet, il n’est pas rare en cours d’un projet que certains éléments s’intercalent ou de se trouver dans l’obligation d’ajouter ou d’annuler une certaine opération.
