La déclaration préalable à l’embauche, connue couramment sous l’abréviation DPAE, est une mesure de simplification des différentes obligations déclaratives de l’employeur. En effet, elle permet de simplifier la formalité administrative appelée déclaration unique d’embauche que l’employeur est tenu de réaliser au préalable de toute embauche d’un salarié faisant partie du régime social agricole ou du régime général de la sécurité sociale.
Ainsi, la DPAE est une procédure qui doit obligatoirement être effectuée par l’employeur pour chaque salarié qu’il a l’intention d’embaucher.
Qu’est-ce qu’alors la déclaration préalable à l’embauche ? Quelle est son utilité et quelles mentions obligatoires doit-t-elle contenir ? Cet article vous présente toute information nécessaire.
La DPAE, qu’est-ce que c’est ?
Avant de recruter un salarié ou un intermédiaire, tout employeur est tenu d’entreprendre certaines démarches administratives légales. Pour cela, l’employeur concerné doit faire une déclaration préalable à l’embauche, également appelée DPAE, qui constitue une mesure de simplification très utile des différentes obligations déclaratives de l’employeur.
La DPAE a pour but principal de lutter contre le travail dissimulé. D’ailleurs, elle oblige les employeurs à déclarer l’embauche de tout salarié et de tout intermédiaire. Grâce à cette déclaration, toute partie inclue sera protégée si un contrôle administratif prend lieu ou en cas de problème.
A quoi sert la déclaration préalable à l’embauche ?
La DPAE, ou la déclaration préalable à l’embauche, permet principalement d’assurer au futur salarié la totalité de ses droits sociaux. Pareillement, cette formalité administrative s’avère être très importante pour l’employeur. D’ailleurs, elle permet de le couvrir dans le cas où son salarié subit un accident de travail. De même, la déclaration préalable à l’embauche donne à l’employeur le droit de bénéficier des exonérations éventuelles liées au recrutement du salarié concerné.
Par ailleurs, la réalisation de la déclaration préalable à l’embauche est une solution qui garantit à l’employeur la possibilité de prouver qu’il n’a pas recours au travail dissimulé et ainsi lui permet d’éviter des sanctions inévitables.
Dans le cas où un employeur ne respecte par l’obligation de DPAE, il peut être exposé à une pénalité par salarié concerné.
Dans ce contexte, il convient de savoir que certaines petites entreprises et certains employeurs particuliers sont exonérés de la déclaration préalable à l’embauche s’ils satisfaits quelques conditions.
Quelles sont les mentions obligatoires qui doivent figurer dans le DPAE ?
La déclaration préalable à l’embauche doit obligatoirement inclure certains éléments afin d’assurer sa fiabilité.
Dans un premier lieu, cette formalité administrative doit mentionner la dénomination sociale de l’entreprise en question ou le nom et le prénom de l’employeur concerné. De même, elle doit mentionner l’adresse de ce dernier, le numéro du système d’identification du répertoire des entreprises ainsi que leurs établissements et le service de santé au travail dont l’employeur a recours s’il s’agit du régime général de sécurité sociale.
Dans un second lieu, la DPAE doit mentionner le nom, le prénom, la date et le lieu de naissance du salarié à déclarer, ainsi que le numéro national de son identification, dans le cas où il est déjà immatriculé auprès de la sécurité sociale.
Par ailleurs, la déclaration préalable à l’embauche doit indiquer la date et l’heure de l’embauche ainsi que la nature et la durée du contrat en question, voire qu’il s’agisse d’un contrat à durée déterminée ou à durée indéterminée.
Quand faut-il faire la DPAE ?
De manière générale, il est obligatoire de réaliser la DPAE pour chaque embauche 8 jours avant la date effective du travail et au plus tard avant la date à laquelle l’employé concerné commence son travail. Dans le cas d’un retard au niveau de la déclaration, l’administration concernée peut considérer que cette embauche constitue un travail dissimulé.
Dans le cas du renouvellement d’un contrat à durée déterminée, et vu que le renouvellement concerne le même salarié et le même emploi avec l’unique différence étant la date de fin du contrat, la déclaration préalable à l’embauche n’est pas une étape obligatoire pour la période de prolongation. Ainsi, dans un cas pareil, il suffit d’écrire un avenant.
Les cas d’exonération de la DPAE
Dans certains cas précis, il est possible de bénéficier d’une exonération de la déclaration préalable à l’embauche. Par exemple, les particuliers employeurs qui embauchent un particulier à domicile pour différentes fonctions sont souvent assujettis à la DPAE. Ces fonctions peuvent inclure par exemple les travaux de construction, l’aménagement d’immeubles, l’installation ou le dépannage de certains équipements domestiques ou les fonctions de secrétariat particulier.
Par ailleurs, les stagiaires qui n’ont pas la qualité de salarié ainsi que les volontaires du service civique sont également exonérés de la DPAE. Une autre catégorie exonérée de cette déclaration est celle des bénévoles. D’ailleurs, le temps fourni par un bénévole n’implique l’obtention d’aucune rémunération et aucun lien de subordination faisant référence à la nature salariale.
