Quand on parle des frais généraux d’une entreprise, on réfère aux coûts engagés par cette dernière dans le cadre des activités qu’elle réalise de manière quotidienne. Ces frais sont ainsi différents des frais administratifs et des frais de vente. Ces trois types de frais combinés constituent les frais d’exploitation de l’entreprise.
Le calcul des frais généraux est alors indispensable pour pouvoir établir le prévisionnel financier de l’entreprise ainsi que pour fixer les prix de vente des différents produits ou services qu’elle propose.
Que sont les frais généraux ?
De point de vue comptabilité, les frais généraux désignent les différents coûts qu’une entreprise engage pour assurer son fonctionnement dans le but de gérer des revenus. De ce fait, ces frais correspondent aux dépenses réalisés lors de la fabrication et ils différent des coûts dépensés sur la main d’œuvre et sur les matériaux directs. Toute entreprise comptabilise ses frais généraux dans le journal des achats.
Quels sont les différents types des frais généraux ?
Les frais généraux d’une entreprise peuvent être classifiés selon leur caractère afin de faciliter l’analyse des résultats d’exploitation achevés par l’entreprise. Dans ce contexte, cette classification constitue à la répartition des frais généraux en trois catégories distinctes. La première consiste aux frais généraux fixes, appelés également coûts de structure. Cette catégorie rassemble la totalité des charges structurelles de l’entreprise liée à son existence qui sont généralement les mêmes pour toute entité. En effet, les charges structurelles ne varient ni selon le chiffre d’affaires de l’entreprise ni selon son niveau de production, vu qu’ils comportent le loyer, les primes et les salaires du personnel administratif. La deuxième catégorie est celle des frais généraux variables, qui varient tout dépendamment du niveau de production de l’entreprise. Ces frais comprennent ainsi les dépenses sur la matière première, la sous-traitance, la consommation d’énergie et les coûts des fournitures de fabrication. Le dernier type des frais généraux est celui des frais semi-variables. En d’autres termes, les dépenses dans cette catégorie sont mixtes, ils sont alors composés d’une partie fixe et d’une autre partie variable. Cette catégorie peut par exemple comporter les coûts qui varient selon le niveau de consommation qui fluctue d’un mois à un autre.
Quels sont les frais généraux principaux en comptabilité ?
Au niveau de la comptabilité budgétaire d’une entreprise, tout dirigeant est tenu d’évaluer chaque constituant des frais généraux. Pour le faire, il est possible de calculer le taux de marge ou de se baser sur les données comparables provenant du même secteur d’activité.
Dans ce sens, l’un des facteurs importants à prendre en compte est la consommation d’énergie, notamment la consommation d’eau, de gaz et d’électricité, que l’entreprise nécessite afin de fabriquer ses produits. En effet, les frais généraux liés à la consommation d’énergie constituent une partie intégrante des dépenses variables de toute entreprise. Pour estimer cette consommation et pour avoir des données précieuses à l’élaboration du budget, l’entreprise doit faire une analyse spécifique de chaque machine en se basant sur la fréquence de son usage.
Le loyer et charges locatives sont également un autre facteur important à prendre en compte. Ces dépenses peuvent être imposées suite à la signature d’un contrat de bail, à l’intervention d’une agence immobilière, à la domiciliation ou à location d’un bureau dans un espace de coworking.
Par ailleurs, l’entreprise est tenue d’estimer ses primes d’assurances, comme celles de l’assurance responsabilité civile ou la garantie de sécurité alimentaire, ainsi que ses dépenses sur les fournitures et les petits équipements, comme le matériel informatique utilisé ou les vêtements de travail.
Il faut également estimer les frais d’entretien et de réparation, les honoraires juridiques et comptables, ainsi que les frais de communication et de déplacement.
Comment une entreprise peut-elle limiter ses frais généraux ?
Il est possible de procéder à certaines pratiques afin de limiter au mieux les frais généraux au sein d’une entreprise. Vu que les ressources humaines représentent l’un des postes principaux des frais généraux, il est utile d’essayer d’optimiser les dépenses qui y sont liées afin d’améliorer la rentabilité de l’entreprise. Dans ce contexte, l’objectif visé par l’entreprise n’est pas de licencier moins du personnel mais plutôt d’augmenter la productivité des différents salariés.
Pour cela, différentes alternatives sont possibles. Par exemple, l’entreprise concernée peut viser à automatiser l’exécution de certaines tâches chronophages qui ne lui apportent pas une valeur ajoutée. Par ailleurs, il est possible que l’entité forme ses employés afin de pouvoir leur confier des opérations plus complexes et ainsi plus rémunératrices. Finalement, l’entreprise peut opter pour le perfectionnement des processus de fabrication ou de vente déjà existants.
Une autre opportunité liée à la réduction de certains frais généraux qui se présente est d’être rigoureux quant à la gestion d’entreprise. Par exemple, le paiement des fournisseurs dans les délais spécifiés permet à l’entreprise d’éviter les pénalités de retard et le suivi des flux de trésorerie lui permet de limiter ses frais de découvert.
