Pour réussir la gestion d’un projet quelconque, il est tout d’abord important de bien structurer les différentes phases de réalisation du projet. Cela assure une organisation optimale, spécifiquement quand il s’agit d’un projet complexe.
Si vous cherchez à savoir les étapes clés de la gestion de tout projet, n’hésitez pas à lire cet article.
Spécifier les objectifs du projet
La première étape pour la gestion de tout projet est, bien évidemment, de définir ses objectifs. En effet, il est essentiel de bien clarifier les objectifs avant de commencer et de spécifier ce qui est attendu de sa réalisation. Pour cela, il est recommandé d’écrire un document clair pour éviter au mieux les malentendus. De même, il convient de spécifier dans ce document les différentes contraintes du projet, notamment le temps nécessaire pour le réaliser, le budget à prévoir, l’importance de la stratégie de l’entreprise et autres.
Les livrables du projet doivent être spécifiés à l’avance. Ils comprennent à la fois les réalisations intermédiaires, notamment les budgets et les documents de travail, et les finalités du projet. Ainsi, les livrables consistent aux résultats tangibles dont on peut mesurer la réussite, comme les produits, les services, les maquettes ou autres.
Spécifier les tâches à réaliser et leur enchainement
Cette étape peut être considérée comme la plus délicate de la gestion des projets. Elle consiste principalement à découper le projet et à dresser une liste des tâches qu’il faut réaliser pour l’accomplir. Pour cela, il est possible d’utiliser un fichier Excel ou un Powerpoint contenant les grandes dates ainsi que la liste des tâches. De même, il est possible d’opter pour la méthode de Mind Mapping afin de rendre les projets complexes plus clairs.
Après avoir établi la liste des tâches, il est indispensable de les ordonner et de les lier entre elles. En d’autres termes, il faut spécifier les tâches prédécesseurs, voire les tâches à réaliser en amont pour pouvoir accomplir le projet. De même, il est crucial de spécifier les délais accordés à chaque tâche. La méthode la plus connue pour séquencer les tâches de manière chronologique est de suivre le chemin critique. Ce dernier permet d’identifier l’enchaînement des tâches d’un projet quelconque sur tout son cycle de vie. Ainsi, chaque retard réalisé au niveau d’une tâche aura une conséquence directe sur les tâches qui suivent ainsi que sur le deadline du projet. De même, les marges de sécurité seront définies pour chaque étape.
Intégrer les tâches externes et les marges de sécurité
Si le projet dépend de certaines tâches externes, c’est le temps de les intégrer. Ainsi, vous pouvez choisir de les faire rentrer de manière directe comme étant des tâches standards ou de les intégrer comme des tâches de durée zéro, voire un simple point à valider.
Pour les tâches externes, il est important de bien calculer les coûts supplémentaires qui ne sont pas inclus lors du calcul des coûts du projet.
Définir les ressources requis
Pour l’attribution des ressources, il est essentiel tout d’abord de dresser une liste contenant tous les ressources requis. Chaque type de ressource a souvent ses contraintes de disponibilité et la charge maximale propre à lui. Il est alors important de définir ces contraintes, par exemple le nombre d’heures disponibles par jour ou les jours de repos. Par la suite, il devient possible d’affecter les ressources aux tâches convenablement.
Suivre le déroulement du projet
A présent, il ne reste que de planifier le projet. Cette planification sera utile par la suite lors de la comparaison du prévisionnel et du réel et pour pouvoir améliorer le déroulement du projet de manière continue. Une gestion de projet efficace consiste à un suivi continu de ce projet. L’objectif principal du suivi est de faire vivre le plan établi et de le réviser chaque jour. De cette façon, vous pouvez prendre les mesures de rattrapage nécessaires si le cas le nécessite.
Durant la gestion du projet, le pilotage doit permettre la recherche et le déploiement des solutions efficaces afin d’atteindre les objectifs fixés. Ainsi, il est essentiel d’anticiper les retards potentiels ainsi que les manques de ressources qui peuvent surgir. De même, la gestion du projet implique le contrôle de l’avancée des différentes activités, le respect du plan établi ainsi que des dépenses et la conformité des résultats avec le plan du projet initialement établi. Les ajustements nécessaires seront effectués au fur et à mesure.
Pour une meilleure gestion de projet, il est possible d’utiliser des tableaux de bord avec des indicateurs clés de performance. Ces indicateurs offrent une visualisation claire des éléments déterminants, notamment le budget et la main d’œuvre, et favorisent la communication entre le gestionnaire du projet et les parties inclues dans sa réalisation.
