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Rétro-planning : quelles sont les intérêts et les étapes à suivre ?

Le concept du rétro-planning est souvent utilisé dans les entreprises. En effet, ce concept est couramment utilisé dans la gestion de projet, vu qu’il permet de livrer un projet en bonne et en due forme dans le temps voulu. Par ailleurs, le rétro-planning offre plusieurs avantages à l’entreprise, notamment une gestion de projet plus juste des coûts et une meilleure gestion des ressources matérielles et humaines.

De quoi s’agit alors le rétro-planning ? Comment établir cet outil de gestion de projet de manière efficace ?

Qu’est-ce que le rétro-planning ?

Contrairement au planning classique qui s’élabore au sein d’une entreprise à partir de la date de début d’un projet quelconque, le rétro-planning s’élabore à partir de la date de fin de projet et qui remonte progressivement vers le début de ce dernier. Ainsi, il constitue une méthode de planification et de gestion de projet inversée.

De ce fait, l’ensemble des tâches et des étapes à réaliser pour terminer le projet sont positionnées pour que leur réalisation ne rencontre aucun retard afin que le délai spécifié dans le cahier des charges soit respecté.

Quand privilégier l’utilisation du rétro-planning ?

Pour assurer l’efficacité de cet outil de gestion, il est indispensable de choisir le projet approprié. En effet, cette méthode de gestion et de planification est particulièrement efficace quand la date de fin et l’échéance du projet sont lointain.

Principalement, la méthode de rétro-planning est plutôt utilisée par les chefs de projets évènementiels, par exemple dans le cas de l’organisation d’un événement sportif. De même, elle peut être utilisé pour la gestion de projets BTP ou numériques.

Quels sont les intérêts de l’utilisation du rétro-planning ?

Le rétro-planning est outil de gestion efficace qui présente à l’entreprise multiples avantages. D’une part, il la permette d’organiser un projet quelconque sous contrainte dans le but de respecter une date de livraison ferme. D’autre part, cet outil permet à l’entreprise de vérifier la faisabilité du projet en question dans un temps imparti. Par ailleurs, le rétro-planning permet d’estimer, voire même de fixer le budget nécessaire en termes de durée nécessaire pour chaque étape.

L’outil de gestion de rétro-planning offre également la possibilité de déterminer précisément les ressources essentielles pour tenir les délais du projet et d’établir la date à laquelle le projet peut au plus tard débuter.

Que contient le rétro-planning ?

La méthode de rétro-planning mentionne tout d’abord la liste des tâches ainsi que de sous-tâches nécessaires à l’achèvement d’un projet spécifique. Ces tâches sont ordonnées et classées de façon logique et chronologique, en commençant par la tâche la plus urgente à celle la plus tardive.

Cette méthode mentionne également le responsable de chaque tâche ainsi que l’état de cette dernière, voire qu’elle soit en retard, en cours, déjà faite ou autres.

La planification inversée permet également de visualiser la succession des différentes tâches du projet de manière ordonnée grâce au diagramme de Gantt. Ce diagramme permet notamment de spécifier la date de début et de fin de chaque action.

Quelles sont les étapes à suivre pour un rétro-planning efficace ?

Pour élaborer un rétro-planning efficace, il est essentiel de suivre quelques étapes précises. La première étape consiste à lister l’ensemble des tâches nécessaires à la réalisation du projet. Cette étape est déterminante dans la compréhension du reste des étapes et dans la communication du projet avec les collaborateurs. Durant cette étape, il peut être utile de regrouper les grandes tâches en sous-tâches afin que chaque action soit claire et précise.

Par la suite, une fois le projet est découpé en différentes actions, il convient de définir les responsables de chaque tâche, notamment la personne responsable de chaque tâche et de chaque sous-tâche définie.

La troisième étape consiste à l’estimation de la durée des tâches à réaliser. Cette étape est cruciale dans la méthode de rétro-planning. En effet, elle permet d’avoir une meilleure estimation des ressources financières et humaines nécessaires à la réalisation du projet. L’estimation de la durée nécessaire doit être effectuée avec précision, vu qu’une mauvaise estimation peut facilement résulter à des coûts supplémentaires et à un retard sur le calendrier du projet. Dans ce sens, il est possible de discuter avec les collaborateurs pour déterminer le temps dont ils auront besoin.

Les tâches doivent par la suite être ordonner dans un ordre chronologique approprié à la planification inversée. Durant cette étape, il faut repérer les dépendances entre les tâches et celles qui doivent être effectuées en premier.

Finalement, une fois les tâches sont bien ordonnées, il faudra mettre en forme le rétro-planning dans un diagramme convenable. Dans ce contexte, il est recommandé d’utiliser certains outils connus en management, par exemple le diagramme de Gantt ou l’outil PERT. Ce dernier permet d’indiquer pour chaque tâche le nom de la personne responsable de sa réalisation.

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