Durant tous les processus de management, le plan d’action représente une interface fiable entre les différentes phases d’analyse et de mise en œuvre des décisions. Cette interface concerne tous les services de l’entreprise, qu’il s’agisse d’un plan d’action commercial, marketing, logistique ou autres.
Qu’est-ce que donc un plan d’action et quelle est son utilité ? Et comment l’élaborer pour bénéficier au mieux de ses avantages ?
Un plan d’action, c’est quoi ?
Un plan d’action d’une entreprise, ou d’un département d’une entreprise, est une séquence d’étapes ou d’activités qui permet l’équipe concernée d’atteindre un objectif donné. Ainsi, pour chaque étape bien définie du plan, on trouve des informations sur les différentes actions à entreprendre, la personne en charge de chaque action, la date boutoir, le temps estimé du chaque action et les ressources mises à la disposition de l’équipe.
Souvent, ces informations sont représentées sous forme d’un tableau Excel ou dans des logiciels ou des applications de gestion des tâches.
De ce fait, un plan d’action bien élaboré nous permette d’avoir une vue d’ensemble du projet et d’avoir une idée sur les différentes actions à entreprendre à chaque instant. Il nous assure également de voir la progression des objectifs fixés d’une manière claire.
L’utilité d’un plan d’action
Etablir un plan d’action est une démarche qui permet véritablement de contrôler efficacement ce qui est à faire et de consulter ce qui est déjà fait. Ainsi, le plan d’action assure multiples atouts à tous ces utilisateurs.
D’une part, il permet de tout inclure et de ne rien oublier vu qu’il décrit toutes les tâches à accomplir. Cet avantage donne une vision globale et exhaustive sur la charge du projet à venir. D’autre part, le plan d’action permet d’optimiser non seulement les moyens humains mais également les moyens financiers, chose qui permette d’identifier clairement l’utilisation des moyens et le résultat anticipé.
En outre, grâce à la planification rigoureuse, le plan d’action assure la maîtrise du temps de mise en œuvre et d’anticiper les effets de retards éventuels.
Finalement, cet outil peut s’avérer utile pour motiver les équipes en définissant d’une manière précise les rôles de chacun. Ainsi, l’équipe évite la perte de temps et d’énergie et elle bénéficie d’une meilleure coordination, spécialement lorsqu’il existe des dépendances entre les différentes actions.
Les étapes pour bien élaborer un plan d’action
Avant de commencer l’élaboration d’un plan d’action, il faut tout d’abord avoir un objectif bien précis vu que le plan se découle de celui-ci.
Une fois défini, il existe 4 étapes principales pour l’élaboration du plan d’action.
Etape 1 : L’élaboration des idées
Après avoir précisé son objectif, il faut établir la liste des idées qui aident à l’atteindre. Par exemple, on peut atteindre l’objectif choisi en faisant plus de ventes, en faisant de la publicité, en envoyant des mails ou autres.
Ainsi, durant la première étape, il faut établir une liste d’idées qui vont aider à résoudre la problématique visée. Soigneusement sélectionnées, ces différentes idées et mesures peuvent ensuite être classées par priorité. L’intérêt de cette action est de mettre en avant les actions qui doivent se réaliser en premier ou celles qui concourent le plus à atteindre l’objectif.
Il faut veiller à que le document soit une bonne référence aux collaborateurs et faire preuve de concision afin d’éviter que le plan perde sa lisibilité.
Etape 2 : Identifier les personnes impliquées
Après l’établissement des actions à effectuer, il est temps d’identifier les personnes impliquées et responsables de chacune.
Tout d’abord, chaque action nécessite d’être supervisée par un responsable. Evidemment, il convient de choisir un collaborateur qui possède les compétences nécessaires pour ce rôle. Ce responsable va s’assurer de la bonne mise en œuvre, du respect du temps et des conditions préalablement définies.
De même, il est important d’indiquer toute autre personne qui va participer à la réalisation de chaque action.
Etape 3 : Détailler la mise en œuvre des actions
Cette étape se focalise sur la manière de gestion des actions, c’est-à-dire les moyens que cette dernière nécessite, voire les moyens humains, matériaux et budgétaires. En se référant à ces informations, la personne responsable de l’établissement du plan d’action pourra veiller à ce que la réalisation de l’objectif n’outrepasse pas les différentes ressources initialement prévues et disponibles.
Etape 4 : Fixer la période de réalisation et les critères de réussite
Bien que certaines des actions à préciser seront associées à une échéance précise, d’autres sont soumises à une récursivité. Ainsi, il faut indiquer cette fréquence pour que les collaborateurs responsables de l’exécution de l’action ne risquent pas de compromettre toute la mission.
En outre, il est important de préciser les différents critères de réussite afin de s’assurer que le résultat de l’action soit bien conforme aux intentions de départ. Par exemple, dans le cas où une action consiste à réduire le nombre d’impressions effectuées pour diminuer les dépenses globales, le critère de réussite pourra être la valeur des impressions souhaitées pour arriver au but désiré.
