Afin de maîtriser un projet, particulièrement quand ce dernier est assez complexe, l’une des solutions les plus évidentes est de le découper en tâches élémentaires, chacune d’entre elles pouvant être évaluable et réalisable. Pour le faire, l’outil WBS est souvent utilisé. Comment appliquer la méthode WBS pour décomposer un projet ? Découvrez davantage d’informations sur ce concept en lisant cet article.
Qu’est-ce que la structure WBS ?
La méthode WBS, Work Breakdown Structure, est une technique utilisée lors de la gestion de projet qui assure la décomposition d’un projet mère en des tâches élémentaires, divisées elles-mêmes en sous-tâches. Le découpage des tâches sert principalement à rendre le travail plus accessible et plus maîtrisable. Cette méthode peut également être nommée OTP, une abréviation pour Organigramme des Tâches du Projet, ou SDP, une abréviation pour Structure de Découpage du Projet.
Dans ce sens, l’objectif de la méthode WBS est de mieux structurer le projet, d’identifier son architecture dans sa globalité et de visualiser notamment les différents livrables attendus ainsi que les tâches qu’il faut réaliser.
Quels sont les avantages de la méthode WBS ?
Dans un premier lieu, la méthode WBS est très visuelle. En effet, elle permet de voir la totalité du travail qu’il faut fournir ainsi que les priorités et les urgences liées au projet. De ce fait, le WBS permet de limiter au mieux le risque d’être pris au dépourvu durant l’avancement du projet. Dans ce sens, cette technique permet également d’anticiper les retards issus de la planification du projet.
Par ailleurs, cette méthode aide les équipes concernées à déterminer les dépendances entre les différentes tâches et à communiquer les informations nécessaires aux parties prenantes, tout en installant un esprit de confiance chez le client. La méthode WBS permet notamment de répartir le budget total du projet et de gérer les risques de manière améliorée, notamment en repérant les dysfonctionnements comme les branches comportant des erreurs ou incomplètes.
Finalement, grâce à la méthode WBS, les efforts nécessaires seront mieux répartis au sein des équipes inclues à travers un réajustement constant en fonction des difficultés rencontrées lors de la réalisation du projet.
Comment appliquer la méthode WBS pour décomposer un projet ?
Pour décomposer un projet en se basant sur la méthode WBS, il faut commencer par le haut de la structure, voire en se focalisant sur une vision macro du projet. Dans ce sens, il convient de définir les contours du projet, notamment les éléments qui doivent être livrés au client. Cette étape permet d’identifier les étapes à suivre.
Par la suite, il convient d’identifier les livrables principaux du projet. De manière générale, chaque livrable marque l’avancement du projet et participe ainsi à sa complétion. Par exemple, les livrables peuvent être l’analyse du besoin client, la planification du projet, la conception ou le développement d’un site, la phase des tests, la maintenance du projet et autres.
La troisième étape est la division de chaque livrable en sous-livrables. Le but derrière cette étape est d’avoir des sous-tâches maîtrisables et suffisamment chiffrables, d’un point de vue ressources humaines et budget. Par exemple, les sous-tâches peuvent être la définition de la structure du site, la réalisation des maquettes, la création d’une charte graphique et autres.
La dernière étape de la méthode WBS consiste au remplissage du dictionnaire WBS. Ce dernier est un document qui regroupe le contenu de chaque lot de travail. Dans ce sens, chaque lot de travail comprend un responsable, des livrables, un coût spécifique, des délais et des échéances fixées, des tâches principales à effectuer ainsi que d’autres informations pertinentes. Le dictionnaire WBS sert comme un référentiel du projet.
Les composants principes d’une matrice WBS
Pour qu’une matrice WBS puisse faciliter l’attribution des tâches et le suivi de l’ensemble des éléments d’un projet, un WBS doit contenir certains composants essentiels.
D’une part, la matrice en question doit être claire et compréhensible par les différentes parties et acteurs prenants du projet. D’autre part, elle doit être facilement estimable. Ainsi, la durée des tâches à effectuer et les ressources requises à la réalisation du projet doivent être inclus afin d’estimer convenablement le coût ainsi que le temps nécessaire pour achever le projet.
Par ailleurs, chaque tâche inclue dans cet organigramme doit être clairement attribuée à des responsables précis dans le but d’assurer une gestion harmonieuse. Dans ce contexte, la matrice WBS doit élaborer de manière souple pour que tout changement puisse être pris en compte, voire les retards potentiels ou les ajouts de tâches supplémentaires.
Une autre instruction importante à suivre est d’indiquer les tâches périphériques au projet. Dans ce sens, le WBS doit tenir compte de certaines autres activités, comme les essais, la formation et le lancement de produits ou de services. Les tâches administratives à réaliser doivent également être mentionnées, comme la rédaction de la documentation.
