Au fur et à mesure qu’une entreprise augmente ses volumes de commandes, il devient de plus à plus difficile de gérer sa correspondance en interne comme en externe, ainsi que ses dépenses et ses détails d’achat. De ce fait, si l’entreprise n’utilise pas un système d’approbation bien approprié, ses fonds peuvent facilement être mal gérer et son processus d’approvisionnement peut être perturbé.
En rendant les demandes d’achat et les commandes obligatoires, l’entité concernée peut garder le contrôle sur ses fonds, sur ses budgets sortants et sur ses services d’achats en général.
Qu’est-ce qu’une demande d’achat ?
Une demande d’achat représente une demande écrite qui est émise en interne pour commander des produits ou des services auprès du département des achats au sein d’une entreprise. La demande d’achat est la première étape qui s’impose pour l’approvisionnement des produits et des services et pour amorcer les achats.
Le service des achats au sein d’une entreprise rédige un formulaire de demande d’achat et le soumet par la suite au service des finances pour obtenir une approbation. Une fois cette dernière approuvée, le processus d’approvisionnement peut être entamé et le fournisseur sera contacté.
La demande d’achat peut être interne ou externe. Si elle est interne, elle s’agit d’une demande de transfert d’articles à partir d’un autre magasin quelconque appartenant à la société, si elle est externe, elle représente une demande d’achat de certains articles nécessaires auprès d’un fournisseur externe.
Pourquoi la demande d’achat est-elle importante ?
La demande d’achat est une étape importante au sein d’une entreprise car elle permet de créer une trace papier qui peut être facilement compilée pour les taxes, les audits et les rapports financiers. De même, la demande d’achat permet de simplifier le processus d’approvisionnement. En effet, en créant une hiérarchie pour la rédaction et l’approbation de ces demandes, les entreprises peuvent facilement et efficacement orchestrer les achats.
Par ailleurs, les demandes d’achats constituent un moyen de détection de fraude au sein de l’entreprise. D’ailleurs, le fait de suivre les étapes obligatoires avant la réalisation d’un achat quelconque est un moyen pour détecter et pour prévenir les activités frauduleuses.
Comment établir un processus d’achat ?
Etablir un processus d’achat efficace et rapide au sein d’une entreprise permet de bénéficier d’une meilleure gestion des achats. Pour avoir un bon processus d’achat, il est recommandé de suivre certaines étapes spécifiques.
Tout d’abord, l’entreprise a besoin d’identifier son besoin. Pour cela, la solution la plus optimale est de rédiger un cahier des charges bien détaillé dans le but d’avoir la même vision des enjeux liés à l’achat au sein de toute l’équipe.
Une fois le besoin est bien identifié, il faudra sélectionner les meilleurs fournisseurs. D’ailleurs, cela permet d’avoir des produits fiables et de faciliter les achats. L’entreprise doit alors collecter les informations nécessaires et relatives à chaque fournisseur, réaliser un inventaire bien détaillé qui permet de comparer les différents fournisseurs et finalement contrôler les homologations dans le but d’assurer que les fournisseurs sélectionnés répondent effectivement aux divers besoins de l’entreprise. A ce niveau, il est temps d’entrer en relation avec les fournisseurs potentiel en lançant un appel d’offres. Dans ce dernier, il faut préciser les règles et les dates cruciales, le cahier des charges requis, les termes ainsi que les conditions qui répondent aux besoins de l’entreprise. Si l’entreprise cherche à avoir des informations complémentaires de l’entreprise, elle pourra créer un questionnaire à envoyer aux fournisseurs.
Le choix du fournisseur le plus adapté sera effectué selon le coût total proposé, la qualité du produit en question, la conformité du délai de livraison ou de fabrication ainsi que selon la pérennité et la sécurité financière de l’entreprise. Après avoir fait son choix, l’entreprise doit établir des négociations avec le fournisseur en optant pour une stratégie bien claire.
Après que les négociations soient achevées, l’entreprise peut procéder à la rédaction d’un contrat commercial ou d’un bon de commande qui la réunit avec le fournisseur. Ce document doit obligatoirement reprendre les termes des accords convenus durant les étapes précédentes pour qu’aucune faille ne soit relevée durant le processus qui suit et pour que la relation d’affaires ne soit pas entravée.
Les bons de commande
Les bons de commande constituent la seconde étape du système d’approvisionnement. Il s’agit d’un document qui se rédige et s’envoie au fournisseur externe. Il permet ainsi d’amorcer la transaction et peut agir comme un moyen de vérification et comme références pour les vérifications futures de l’entreprise.
Le bon de commande doit contenir des informations relatives au fournisseur, comme son nom, des détails de la commande ainsi que les conditions de paiement. Ce document présente également la facture, l’adresse de livraison et le numéro d’expédition de la commande.
Pour les achats internes, le bon de commande peut être déposé pour faire rapport et pour surveiller l’échange.
