Quand on parle de facture, on parle d’une multitude de types disponibles, chacun s’utilise dans des contextes bien définis et a ses particularités propres à lui. Pareillement, si vous envisagez rédiger une facture ou si vous avez recevez une, il convient de savoir que la facturation est régie par des obligations spécifiques et il faut s’assurer qu’elle soit conforme aux règles, spécifiquement en cas de contrôle.
Quels sont alors les différents types de factures disponibles de point de vue de comptabilité ? Quelles sont les particularités de chacun de ces types ?
Une définition générale des factures
La facture constitue un document juridique et comptable utilisé comme une preuve de l’achat ou de la vente d’un bien ou d’un service précis. Ce document inclut ainsi l’ensemble des détails relatifs à l’achat, notamment la quantité achetée, la nature du produit ou du service en question ainsi que son prix.
De point de vue comptable, la facture sert comme un justificatif et doit ainsi être conservée pour une période minimale de 10 ans. D’ailleurs, tout client est en droit de réclamer la facture durant la finalisation de son achat.
Selon le secteur d’activité de l’entreprise concernée, le type de la facture utilisé peut varier. C’est pour cette raison qu’il est indispensable de connaître tous les types de factures.
La facture classique
La facture classique constitue le type le plus couramment utilisé et le plus pratiqué. Egalement appelée facture ordinaire, ce document est établi quand une entreprise quelconque vend un bien ou un service à un client.
Sur cette facture, il est requis de mentionner la quantité vendue, le prix du produit ainsi que la nature de la vente et les conditions générales y liées. Ces dernières doivent figurer obligatoirement dans tous ces documents, notamment ceux reflétant une transaction entre professionnels.
La facture proforma
La facture proforma constitue un document provisoire qui donne la possibilité au client concerné de connaître le prix exact d’un produit ou d’une prestation dans le but de s’en faire une idée spécifique. Cette facture indique également les conditions générales de vente. Ainsi, dans la plupart des cas, la facture proforma a une valeur informative et elle peut être comparée à un devis.
Bien que ce type de facture n’ait pas de valeur comptable ni juridique, il convient de savoir qu’il faut le joindre dans certaines situations, voire dans le cadre d’une activité d’importation ou d’exportation des marchandises, en cas de contrôle des douanes.
La facture d’acompte
La facture d’acompte représente l’un des types de facturation les plus courants. Ce document permet de toucher une partie du montant à payer avant la livraison ou avant que la prestation de services ne prend fin. La facture d’acompte est souvent demandée quand il s’agisse d’une activité nécessitant l’achat de matière première.
Par ailleurs, certaines mentions obligatoires doivent figurer sur ce type de facture, notamment la date de l’émission de l’acompte, son montant et le délai de paiement.
La facture de situation
La facture de situation, également appelée facture intermédiaire ou avancement, est un document qui permet d’étaler les paiements sur une longue durée. Bien évidemment, ce type de facture s’utilise plutôt par les entreprises de prestation de services à long terme.
La facture de situation peut être éditée au fur et à mesure de l’avancement de la prestation ou des travaux. Ainsi, elle permet de suivre leurs progressions.
La facture rectificative
La facture rectificative, ou d’annulation, s’établit dans certains cas quand une erreur de rédaction est constatée. De même, cette facture peut être émise suite à un impayé ou de la part d’un client suite à une demande de remboursement.
Dans ce cas, il faudra éditer une nouvelle facture en précisant qu’elle annule et remplace la facture déjà rédigée et en indiquant que les références de cette dernière.
La facture rectificative s’utilise tout d’abord dans le cas où un client fait un retour d’un produit acheté. De même, elle peut être rédigée si le client a payé un montant supérieur au montant final suite à une erreur au niveau de la facture. Finalement, ce type de facture peut être établi afin d’accorder une remise à un client.
La facture de régularisation
La facture de régularisation s’utilise principalement par les fournisseurs d’électricité, de gaz ou d’eau. Elle permet de régulariser la situation d’un client quelconque qui a déjà réglé une prestation estimée. Ainsi, cette facture permet de vérifier la consommation réelle afin de pouvoir déterminer le montant final.
La facture de clôture
La facture de clôture, comme son nom l’indique, sert à clôturer une période de consommation, voire un contrat entre un client et un fournisseur. Le fournisseur dispose, dans ce cas, d’un délai de 6 semaines après la résiliation du contrat, pour éditer et envoyer cette facture de clôture au client concerné.
De manière générale, cette facture se délivre suite à la livraison d’un produit ou à la fin d’une prestation.
