Une lettre de réclamation peut être rédigée pour un tas de raisons, par exemple pour demander un remboursement ou pour déposer une plainte. Si vous cherchez à connaître qu’est-ce qu’au juste la lettre de réclamations, quels sont les motifs derrière son écriture et quels sont ses avantages, cet article est pour vous.
Qu’est-ce que la lettre de réclamation ?
Chaque client ou usager non satisfait d’un produit reçu ou d’un service effectué a la possibilité de s’adresser à l’entreprise ou au service public en question en lui signalant les dysfonctionnements qu’ils ont observés à travers une lettre de réclamation.
De ce fait, la lettre de réclamation est une opportunité pour le vendeur ou pour le prestataire d’améliorer la qualité de ses produits vendus ou de ses services. De même, le client peut bénéficier d’un remboursement total ou partiel, d’un échange ou d’un avoir suite à l’envoi d’une lettre de réclamation.
Pourquoi écrire une lettre de réclamation ?
La lettre de réclamation peut tout d’abord rédigée dans le cas d’un litige. Ainsi, elle se transmet principalement dans le but de réclamer un paiement ou le versement d’une allocation. De même, elle peut être transmise pour se plaindre d’une prestation de services de mauvaise qualité, pour demander l’envoi de documents officiels et administratifs ou pour dénoncer les conditions d’un contrat.
Par ailleurs, la lettre de réclamation peut être rédigée dans le but de refuser une décision, elle s’appelle ainsi lettre de contestation. Dans ce cas, la lettre peut être envoyée à l’administration publique, à un employeur, à un établissement ou à n’importe quelle autorité concernée. La rédaction d’une lettre de contestation peut également être faite pour contester une facture. De ce fait, si la somme indiquée dans la facture n’a pas réglée, il est possible de la remettre en cause à condition d’avoir un raison justifiable. Si la facture a déjà été réglée, la lettre de contestation agit comme une demande de remboursement.
De manière générale, la personne concernée peut demander un remboursement si elle s’estime lésé par une malfaçon ou si elle pense qu’elle a trop payé pour un produit ou pour un service reçu.
Finalement, la lettre de réclamation peut être écrite dans le but de déposer une plainte. Dans ce cas, la personne concernée doit se rendre au commissariat de police par exemple pour déposer une plainte suite à un préjudice subi.
A qui s’adresse la lettre de réclamation ?
La lettre de réclamation peut être envoyée à toute personne, société ou institution de la part de laquelle la personne dépositaire attend un service ou avec laquelle il y a un conflit.
Ainsi, dans le cas d’un versement en attente, d’un remboursement ou d’une demande d’indemnisation, une lettre de réclamation peut être adressée aux administrations et aux services publics sur le territoire. De même, elle peut être envoyée à son employeur dans le but de régulariser un document professionnel, voire un contrat de travail ou un bulletin de salaire, de recevoir un document officiel comme un certificat de travail ou un solde de tout compte, et finalement elle peut être envoyée dans le but de refuser une décision, par exemple la durée de préavis.
Si un contrat a été conclu avec une entreprise quelconque ou avec une personne, la lettre de réclamation peut être envoyée pour refuser certains aspects du contrat. En effet, cette lettre concerne également les personnes physiques pour les contraindre à effectuer une action ou à respecter certaines règles légales, par exemple pour contester une hausse de loyer auprès de son propriétaire.
Comment rédiger une lettre de réclamation ?
Si vous cherchez à rédiger une lettre de réclamation, il est important de savoir qu’elle doit inclure certaines informations indispensables. Tout d’abord, la lettre de réclamation doit respecter un certain niveau de formalisme et doit indiquer les informations importantes de manière claire afin d’éviter toute ambiguïté. Ainsi, elle doit inclure les coordonnées complètes de l’expéditeur ainsi que du destinataire. De même, elle doit inclure l’objet de la lettre, le motif de sa rédaction et un bref résumé de la situation générale. La lettre de réclamation comporte également les actions à réaliser et la signature de l’expéditeur.
Il est possible d’inclure certains éléments facultatifs lors de la rédaction de sa lettre de réclamation, tout dépendamment de la situation. Toutefois, dans ce cas, il faut s’appuyer sur les textes de la loi, sur le délai requis pour compléter les actions et en ajoutant des pièces justificatives qui permettent d’attester la situation.
Comment faut-il envoyer une lettre de réclamation ?
Pour garantir l’envoi et la réception d’une lettre de réclamation, et surtout de respecter les conditions générales ainsi que les conditions d’annulation d’un contrat, il est conseillé d’envoyer toute lettre de réclamation accompagnée d’un accusé de réception.
